048.02 Jahreswerte anpassen
Die Umstellung der Jahreswerte erfolgt in der Regel über das Jahreswechselprogramm, das nach einem Jahreswechsel automatisch gestartet wird. Über das Menü EINSTELLUNGEN - JAHRESWERTE ANPASSEN kann der Start direkt auch manuell erfolgen.
In den Stammdaten (Teilestamm, Kundenstamm und Lieferantenstamm) werden jahresabhängige Daten, vor allem Umsatzwerte, kumuliert, die durch Auswertungsprogramme wie zum Beispiel die ABC-Analyse verwendet werden. Bei Jahreswechsel müssen die aktuellen Werte ins Vorjahr verschoben werden. Folgende Jahreswerte werden dabei berücksichtigt:
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Umsatz Verkauf, auch Planumsatz je KundeDer Umsatz für das aktuelle Jahr und das Vorjahr wird in Landeswährung im Teilestamm und im Kundenstamm abgestellt. Die Daten werden beim "463 Rechnungen drucken" bzw. "464 Gutschriften drucken" versorgt. Beim Verschieben der Jahreswerte werden auch die standortabhängigen Umsätze berücksichtigt, sofern die Markierung «Teilestamm (AUF) anpassen» aktiviert ist (siehe Programm 11S Teile-Standortdaten bearbeiten).
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Umsatz Einkauf, auch Anzahl Lieferungen je LieferantDer Umsatz für das aktuelle Jahr und das Vorjahr wird in Landeswährung im Teilestamm und im Lieferantenstamm abgestellt.Beim Lieferanten wird auch die Anzahl der Lieferungen hinterlegt.Die Daten werden bei "742 Wareneingangs-/Rücklieferungsbuchungen", bei der "745 Preiskorrektur", beim "749 Storno der Wareneingangs-/Rücklieferungsbuchungen" und beim "751 Rechnungseingang bearbeiten" versorgt.Beim Verschieben der Jahreswerte werden auch die standortabhängigen Umsätze berücksichtigt, sofern die Markierung «Teilestamm (AUF) anpassen» aktiviert ist (siehe Programm 11S Teile-Standortdaten bearbeiten).Auch die Umsätze aus "751 Rechnungseingang/Gutschriften bearbeiten" werden verschoben (Felder 196 bis 198).
Die Umstellung der Jahreswerte erfolgt in der Regel über das Jahreswechselprogramm, das automatisch beim Jahreswechsel (bzw. beim Geschäftsjahreswechsel, siehe Einstellungen in der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI) gestartet wird. Da jedoch aus unterschiedlichen Gründen, zum Beispiel wird schon über Buchungsdatumsangaben ins nächste Jahr gebucht oder der zuständige Mitarbeiter für die Jahresumstellung führt diese erst verspätet durch, wird nach denselben Prinzipien wie im Jahreswechselprogramm auch bei jeder betroffenen Buchung geprüft, ob die Jahresangabe im Stammsatz schon dem aktuellen Buchungsdatum entspricht. Beispiele dazu sind weiter unten aufgeführt.
Verantwortliche(r) Benutzer
Der für die Jahresumstellung verantwortliche Benutzer kann nur vom infra-Supervisor bestimmt werden. Nur der Supervisor verfügt über das Menü EINSTELLUNGEN - JAHRESWERTE ANPASSEN im Anfangsfenster von infra:NET und kann somit jederzeit den Benutzer in der Auswahlliste "Verantwortlicher Benutzer" festlegen.
Als verantwortlicher Benutzer kann auch <keiner> ausgewählt werden. In diesem Fall kann nur der Supervisor die Jahresumstellung manuell starten. Ansonsten wird bei einem Jahreswechsel dem verantwortlichen Benutzer nach der Anwahl von infra:NET sofort das Fenster für die Jahresumstellung angeboten. Bei Einstellung <alle> wird das Fenster dem Benutzer geöffnet, der infra:NET als erster nach dem Jahreswechsel startet. Das Fenster wird dann automatisch angezeigt, wenn mindestens eine der möglichen markierten Umstellungen noch nicht im aktuellen Jahr durchgeführt wurde.
Hinweis: Der zuständige Benutzer (s. Parameter NEUJAHR) darf nur max. 15 Stellen lang sein, auch wenn über die Benutzerverwaltung mittlerweile längere Namen zulässig sind.
Markierungen für einzelnen Stammdaten
Auch die Markierungen für die Durchführung der Jahresumstellung in den jeweiligen Stammdaten können nur vom Supervisor verändert werden. Ist die Markierung nicht gesetzt, wird für diese Daten auch keine Jahresumstellung vorgenommen.
Schaltflächen
Mit [ Jetzt Starten ] wird die eigentliche Stammdatenanpassung gestartet.
Mit [ Schließen ] werden die Daten zum verantwortlichen Benutzer und die Markierungen zu den einzelnen Stammdaten gespeichert.
Mit [ Abbrechen ] wird das Programm verlassen, ohne dass eventuell vorgenommene Änderungen gespeichert werden.
Geschäftsjahr
Die laufende Aktualisierung und das Verschieben der Jahreswerte in den Stammsätzen vom aktuellen Jahr in die Vorjahresfelder kann auch abhängig vom Geschäftsjahresbeginn in 935.04 Verkaufsstatistik einstellen erfolgen. Bei folgenden Stammdaten kann das Geschäftsjahr berücksichtigt werden:
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Umsatzdaten im Teilestamm (Datei 6) über das Schlüsselwort "GJtss" der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI
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Umsatzdaten im Kundenstamm (Datei 41) über das Schlüsselwort "GJknd" der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI
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Umsatzdaten im Teilestamm Einkauf (Datei 104) über das Schlüsselwort "GJeka" der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI
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Umsatzdaten und Anzahl Lieferungen im Lieferantenstamm (Datei 100) über das Schlüsselwort "GJlif" der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI
Die Umstellung wird beim Geschäftsjahreswechsel analog zum bisherigen Jahreswechsel vorgenommen. Zum Beispiel wird beim Wareneingang ein Geschäftsjahreswechsel erkannt und die Umsatzangaben werden dann ins Vorjahr verschoben.
Die automatische Umstellung zum Geschäftsjahreswechsel wird mit dem gewohnten Jahreswechselfenster vorgeschlagen.
Beispiel
Aktuelles Jahr ist 2003, als Geschäftsjahresbeginn ist Monat 11 eingestellt (Geschäftsjahr 2004 beginnt also am 1.11.2003). Dann werden ab dem 1.11.2003 die Statistikdaten ins Vorjahr übernommen und als aktuelles Jahr wird 2003 eingetragen. Die Jahresangabe bleibt dann auch bei Buchungen bis zum November 2004 erhalten. Vor dem 1.11.2003 steht 2002 im Jahresfeld.
Siehe aber INI-Einstellung „GJnormal=Yes“ in Sektion [NEUJAHR]. In diesem Fall werden die Jahresangaben für das Geschäftsjahr 2004 unter dem Jahr 2004 eingetragen.
Hinweis
Bei der Umstellung auf ein Geschäftsjahr müssen entsprechende Anpassungen an den Daten vorgenommen werden, oder es wird akzeptiert, dass im Umstellungsjahr "falsche" Jahreswerte existieren. Dies gilt sowohl für die Stammdaten als auch für die Jahressätze der Verkaufsstatistik. Wird zum Beispiel im Jahr 2003 auf den 1. Oktober als Geschäftsjahr umgestellt, laufen in den Stammdaten und in den Jahressätzen die Daten aus dem Jahr 2003 und die ersten 9 Monate des Jahres 2004 auf denselben Jahreswert für 2003. Mit dem Schlüsselwort "GJspez" der Sektion [NEUJAHR] in der Datei SIBPPS.INI kann das Jahreswechselprogramm veranlasst werden, die zum aktuellen Jahr gehörigen Werte ins Vorjahr zu verschieben (siehe infra-Systeminformationen).
Beispiele für Jahreswertanpassungen ohne Geschäftsjahr (aktuelles Jahr ist 2003):
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Im Stammsatz (Jahr / Wert / Vorjahreswert)
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Nach Jahresumstellung
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Bei Buchung 200 EUR
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2000 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 0 €
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2003 / 200 € / 0 €
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2001 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 0 €
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2003 / 200 € / 0 €
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2002 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 3000 €
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2003 / 200 € / 3000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3200 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4200 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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Beispiele mit Geschäftsjahr (aktuelles Jahr ist 2003 und Geschäftsjahr 2004 hat schon begonnen, zum Beispiel seit dem 1. Oktober und der Betrachtungszeitpunkt ist der 10. Oktober 2003). Gleiche Ergebnisse wie ohne Geschäftsjahr:
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Im Stammsatz (Jahr / Wert / Vorjahreswert)
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Nach Jahresumstellung
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Bei Buchung 200 EUR
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2000 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 0 €
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2003 / 200 € / 0 €
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2001 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 0 €
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2003 / 200 € / 0 €
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2002 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 0 € / 3000 €
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2003 / 200 € / 3000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3200 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4200 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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Beispiele mit Geschäftsjahr (aktuelles Jahr ist 2003 und Geschäftsjahr 2004 hat noch nicht begonnen, zum Beispiel ist der Betrachtungszeitpunkt der 10. Juli 2003 und der Geschäftsjahresbeginn ist der 1. Oktober 2003. Als Geschäftsjahr ist also 2002 als Jahresangabe abzustellen (für Geschäftsjahr 2003):
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Im Stammsatz (Jahr / Wert / Vorjahreswert)
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Nach Jahresumstellung
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Bei Buchung 200 EUR
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2000 / 3000 € / 4000 €
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2002 / 0 € / 0 €
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2002 / 200 € / 0 €
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2001 / 3000 € / 4000 €
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2002 / 0 € / 3000 €
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2002 / 200 € / 3000 €
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2002 / 3000 € / 4000 €
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2002 / 3000 € / 4000 €
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2002 / 3200 € / 4000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3000 € / 4000 €
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2003 / 3000 € / 4200 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2004 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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2005 / 3000 € / 4000 €
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