3.5 Belege (PDF) an genesisWorld übergeben
Zusätzlich zu den reinen Belegdaten können auch die tatsächlich gedruckten Belege in Form von PDF-Dateien an genesisWorld übergeben und dort in die jeweilige Kundenakte aufgenommen werden. Voraussetzung dafür ist, dass parallel zum eigentlichen Belegdruck einerseits eine PDF-Datei im Beleg-Übergabeverzeichnis erzeugt wird und andererseits eine INI-Datei mit der CRM-relevanten Verschlagwortung (Verknüpfungsdaten zu Kunden und enthaltenen Artikeln) erzeugt wird.
In infra:NET wird dies über zusätzliche Kanäle bei der Druckausgabe realisiert. Über den Eintrag „ExportDocToCRM=Yes“ in der Sektion [PrintEngine] der SIBPPS.INI erzeugt das infra-Drucksystem automatisch auf Druckkanälen, die nicht vom Anwender nutzbar sind (i.d.R. Kanal 6+7), eine PDF-Datei und die zugehörige INI-Datei mit Steuerdaten für das CRM-System, sobald mit einem CRM-Medium auf einem der üblichen Druckkanäle gedruckt wird. Die INI-Datei wird dabei über eine eigene Drucksteuerdatei (MIL-Datei) je Belegart erzeugt.
Der Name dieser MIL-Dateien entspricht dem Namen der jeweiligen MIL-Datei für die Erzeugung der XML-Belegdaten ergänzt um ein „d“ – also zum Beispiel „XML454d.MIL“.
Hinweis: Sollen zu den Dokumenten weitere Schlagworte abweichend vom Standard an das CRM-System übergeben werden, muss dies in der jeweiligen MIL-Datei angepasst werden.
Für den Import der Belegdokumente in genesisWorld muss in der CAS genesisWorld Management Konsole ein spezieller Synchronisationsauftrag eingerichtet werden.
  • Wählen Sie auf der linken Seite des ERP connect Navigators den genesisWorld Server, für den der Synchronisationsauftrag einzurichten ist und betätigen Sie das Symbol „Neuer Synchronisationsauftrag“ in der Symbolleiste.
    Dadurch wird ein Assistent geöffnet, der Sie durch die Einrichtung des Synchronisationsauftrags leiten wird:
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter und wählen Sie als Datenquelle den Treiber „Dokumenteneingang“:
  • Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weiter muss das Importverzeichnis – also das Verzeichnis in dem infra:NET die Beleg-PDFs abstellt – sowie ein Sicherungsverzeichnis für importierte Belege und Steuerdateien angegeben werden.
    Achtung:
    Im Gegensatz zu Vorgängerversionen der CRM-Schnittstelle werden Belege und Belegdaten inzwischen in datenquellenabhängige Unterverzeichnisse (zum Beispiel .\infra\grafik\crm\Belege\ECHT) abgelegt!
     
  • Nach Weiter muss „genesisWorld“ als Datenziel für den Dokumentenimport angegeben werden:
  • Das Wiederholungsschema bzw. die Zeitplanung des Synchronisationsauftrags wird nach einem Klick auf Weiter angegeben.
    Wird „kein Wiederholungsschema“ gewählt, kann der Synchronisationsauftrag nur manuell gestartet werden.
    Bei der Wahl eines anderen Wiederholungsschemas wird der Dialog entsprechend um die anzugebenden Wiederholungsdaten (Wochen, Tage, Uhrzeit) erweitert:
  • Nach Weiter vergeben Sie einen Namen für den neu angelegten Synchronisationsauftrag:
  • Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertigstellen ist der Synchronisationsauftrag angelegt und zur Ausführung bereit.
    Hinweis: Der automatische Beleg-Import mit Wiederholungsschema sollte so eingerichtet werden, dass er zeitlich unmittelbar nach der Belegdaten-Synchronisation (BSVoucher) ausgeführt wird.
    Dadurch wird sichergestellt, dass das CRM-System die Verknüpfung zwischen Beleg und Belegdaten herstellen kann.