430.04 Durchlaufsteuerung

430.04 Durchlaufsteuerung

Der Durchlauf eines Kundenauftrags lässt sich auf verschiedene Art und Weise gestalten. Im Folgenden werden die Instrumente hierfür und einige konkrete Organisationsbeispiele dargestellt.

Instrumente der Durchlaufsteuerung

In jedem Produktionsbetrieb ergeben sich unterschiedliche Bedürfnisse und Gewohnheiten hinsichtlich der Art des Auftragsdurchlaufes. Bei der Abwicklung der Aufträge kann ein hoher Formalisierungsgrad gewünscht sein. Es ist im Extremfall auch denkbar, dass die Aufträge ganz uneinheitlich abgewickelt werden. Es könnte z.B. ganz dem Ermessen des jeweiligen Sachbearbeiters überlassen sein, ob mit oder ohne Bestätigung bzw. Lieferschein gearbeitet wird.

Um Irrtümern vorzubeugen, wird man normalerweise entsprechende Schutz- und Regelungsmechanismen vorsehen. infra:NET bietet hierfür in 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt folgende Instrumente:

Spalte "Kombination erlaubt"

Hier können zulässigen Kombinationen von Auftragsart und Rechnungsart festgelegt werden.
Spalten "... zwingend"

Festlegung, welche Formularausdrucke für die einzelnen Auftrags- und Rechnungsarten zwingend sind.

Die Formulare, die festgelegt wurden, müssen in der Reihenfolge "Auftragsbestätigung, Ausfassliste, Lieferschein" gedruckt werden.
«Position sofort lieferbereit»

Falls das Feld nicht markiert ist, besteht ein Zwang zur manuellen Freigabe vor der Auslieferung
entweder positionsweise: Das Feld «Ausliefern» im 435.081 Register "Mengen" muss markiert sein,
oder je Auftrag: BEARBEITEN - LIEFERBEREIT anwenden
«Position sofort fakturierbereit» (Markierung)

Hier erfolgt die Einstellung für alle erlaubten Kombinationen Auftragsart / Rechnungsart, ob je Auftragsposition beim Erfassen in "435 Aufträge bearbeiten" das Feld «Fakturieren» als markiert oder nicht markiert vorbelegt wird. Dieses Feld (435.081 Register "Mengen") muss vor der Rechnungsschreibung markiert sein. Die Positionen können entweder einzeln durch Markieren von «Fakturieren» freigeschaltet werden oder insgesamt je Auftrag mit Hilfe der Funktion "Fakturierbereit".

Ist die Markierung eingeschaltet, werden alle Positionen bei der Erfassung sofort fakturierbereit gesetzt.

Ist die Markierung ausgeschaltet, muss je Position oder Auftrag gesondert geprüft werden, ob die Position oder der Auftrag fakturierbereit ist.

Dann kann die Position oder der Auftrag manuell freigeschaltet werden.
«Menge zu fakturieren änderbar»

Verbot bzw. Erlaubnis, von den gelieferten Mengen abweichende Mengen zu fakturieren, z.B. in der Textilbranche, wenn ein Teil eines Stoffballens fehlerhaft ist und daher nicht fakturiert wird.
«Suchbegriff Auftrag» ("435 Aufträge bearbeiten")

Nach diesem Suchbegriff kann innerhalb AUF selektiert und sortiert werden. Wenn z.B. bestimmte Gruppen von Aufträgen für die Rechnungsschreibung ausgewählt werden können sollen, so kann der Suchbegriff entsprechend verwendet werden. Die 1. und 2. Stelle des Suchbegriffs könnten das Kürzel des Sachbearbeiters darstellen. Die 3. Stelle könnte bestimmen, welche Verarbeitungen vorgenommen werden sollen, z.B. 1 = Bestätigung, Lieferschein, Rechnung, 2 = nur Rechnung etc.

Die Handhabung dieser Instrumente wird anhand der folgenden Organisationsbeispiele erläutert. Näheres hierzu siehe 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt.

Organisationsbeispiele

Es ist jeweils zwischen den einmaligen Voreinstellungen (= Konfiguration) und der alltäglichen Auftragsbearbeitung zu unterscheiden. Es folgen drei Organisationsbeispiele. Zunächst wird jeweils die Konfiguration dargestellt, die nur einmal durchgeführt werden muss, danach die Vorgehensweise bei der Auftragsbearbeitung.

1 Mit kurzer Durchlaufzeit (Sofortfakturierung)

Gefordert sei: Aufträge, die lediglich mit Rechnungsschreibung erledigt werden können. Für die betreffenden Kunden, in der Regel Laufkundschaft, sollen nicht zwingend Kundenstammsätze erforderlich sein. Meistens entfällt der Druck von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen.

Konfiguration

In 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt müssen die gewünschten Kombinationen Auftragsart / Rechnungsart markiert sein.

Es handelt sich um die Kombinationen "NR", "NB" (Normal / Rechnung, Normal / Bar).
Die Felder «Auftragsbestätigung, Ausfassliste, Lieferschein zwingend», dürfen nicht markiert sein, «Position sofort lieferbereit»

und «Position sofort fakturierbereit» müssen markiert sein.
Prüfung, evtl. anhand einer Kundenliste (siehe 412 Kundenstammliste), ob bereits der erforderliche Kundenstammsatz mit "Kennzeichen divers = 1" vorhanden ist.

Sollen mehrere Gruppen diverser Kunden (z.B. "Schalter 1", "Schalter 2") unterschieden werden, muss für jede Gruppe ein diverser Kundenstammsatz angelegt sein.

Die Felder «Auftragsart», «Rechnungsart» müssen eine in 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt erlaubte Kombination enthalten, z.B. "NR", "NB".

Auftragsbearbeitung

In "435 Aufträge bearbeiten" Angabe der zutreffenden, diversen Kundennummer. Es erscheint ein Fenster, in dem die Adresse des diversen Kunden eingetragen werden kann.
Eingabe der Kopfdaten
Erfassen der Positionen
Fakturierung der gewünschten Aufträge mit "463 Rechnungen drucken". Alle Zwischenschritte z.B. "Bestätigungen drucken" sind bei Bedarf möglich.

2 Mit Lieferschein

Gefordert sei: Aufträge mit Verfügbarkeitsprüfung, Bestätigung und zwingend mit Lieferschein.

Konfiguration

Vergleiche oben. Aber das Feld «Lieferschein zwingend» soll auf J = Ja gesetzt sein.

Auftragsbearbeitung

Auftrag erfassen mit "435 Aufträge bearbeiten".
Verfügbarkeitsprüfung mit "442 Verfügbarkeitsliste".
Für die verfügbaren Aufträge Bestätigungen drucken mit "444 Auftragsbestätigungen drucken".
Lieferscheine drucken mit "454 Lieferscheine drucken". Dabei findet die Lagerabgangsbuchung statt.
Rechnungen drucken mit "436Rechnungen drucken".

3 Mit Auslieferungsprüfung

Gefordert sei: Aufträge, bei denen vor der Auslieferung geprüft werden muss, ob genügend Teile im Lager vorhanden sind.

Konfiguration

Vergleiche oben Punkt I. Das Feld «Ausfassliste zwingend» muss markiert sein. «Position sofort lieferbereit» darf nicht markiert sein (bzw. werden).

Auftragsbearbeitung

Auftrag erfassen mit "435 Aufträge bearbeiten".
Ausfassliste drucken mit "453 Ausfassliste drucken".
Liefermengen laut den auf der Ausfassliste eingetragenen Mengen aktualisieren.

Die Positionen durch Markieren von Feld «Ausliefern» lieferbereit schalten (435.081 Register "Mengen").
Lieferschein drucken mit "454 Lieferscheine drucken". Dabei findet die Lagerabgangsbuchung statt.
Rechnung drucken mit "463 Rechnungen drucken".