43A.027 Gutschriften
Siehe auch Kapitel 43A Belege drucken und 43A.12 Register "Gutschrift".
Soweit der Auftrag nicht als „echte“ Gutschrift gekennzeichnet ist (siehe Auswahlliste in 435.041 Anwahldaten bei Gutschriften) wird auf dem Gutschriftsbeleg als Text nicht „Gutschrift“ sondern „Rechnungskorrektur“ oder „Bonusabrechnung“ oder ein individueller Text ausgegeben.
Auch in den sonstigen Texten, die auf dem Beleg ausgegeben werden, wird dann „Rechnungskorrektur“ bzw. „Bonusabrechnung“ ausgegeben. Intern wird aber weiter der Begriff Gutschrift verwendet.
Bei Auswahl Rechnungskorrektur (bei der der Kunde Geld bekommt) werden die Beträge negativ ausgewiesen.
Hintergrund
Stellt nicht der leistende Unternehmer an den Leistungsempfänger eine Rechnung über die erbrachten Leistungen aus, sondern wurde die Abrechnung im Gutschriftsverfahren nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vereinbart, ist das Abrechnungsdokument nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG-E zwingend mit der Angabe „Gutschrift“ zu kennzeichnen. Daher ist zu empfehlen, sogenannte kaufmännische Gutschriften, die üblicherweise zur Rechnungskorrektur ausgestellt werden, nicht mehr als „Gutschrift“ zu bezeichnen, sondern z. B. als „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“.
 Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die selektierten Gutschriftenpositionen verarbeitet bzw. ausgegeben werden können:
  • Das Feld «Fakturieren» in der Gutschriftenposition muss markiert sein. Diese Eingabe kann in "435 Aufträge bearbeiten" entweder im 435.081 Register "Mengen" der Position oder für alle oder für ausgewählte Positionen mit dem Menü BEARBEITEN - SPERRE MBP / LIEFERBEREIT / FAKTURIERBEREIT erfolgen.
  • Die Anzahl der auszugebenden Belege muss größer Null sein. Die Anzahl kann in "435 Aufträge bearbeiten" im Register "Anzahl Formulare/EU-Daten" bestimmt werden.
  • Für die Gutschrift darf keine Auftragssperre vorliegen. Eine Auftragssperre kann in Programm "435 Aufträge bearbeiten" eingegeben werden.
  • Für den jeweiligen Kunden, auch für den Kunden aus der Belegadresse, darf keine Liefersperre "411 Kundenstamm bearbeiten") vorliegen.
Im Echtlauf wird die Gutschrift so oft gedruckt, wie es in "435 Aufträge bearbeiten" festgelegt wurde. Im Probelauf wird jeweils nur eine Gutschrift gedruckt.
Der Verarbeitungszustand einer Position wird im Echtlauf erst dann auf E60 (erledigt) gesetzt, wenn die gesamte Menge gutgeschrieben wurde. Bei einer Gutschrift über eine Teilmenge wird der Zustand wie bei einer Teilrechnung auf 50 gesetzt. Sind alle Gutschriftenpositionen auf erledigt gesetzt, wird die komplette Gutschrift als "erledigt" gekennzeichnet.
Es werden keine Gutschriften gedruckt, die nur aus Textzeilen bestehen.
Für jede gutgeschriebene Position wird ein Satz in die Rechnungsausgangsdatei geschrieben. Analog zu den Rechnungen kann ein eigenes Konto für den Positionsrabatt verwendet werden.
Hinweise
Für die Positionen, die nicht an die FiBu übergeben aber beim Rechnungsdruck verändert werden (K-/S-Zeilen die nicht fakturiert werden und Z-Zeilen die nicht einzeln an die FiBu übergeben werden), werden Pseudo-Rechnungsausgangssätze abgestellt. Diese Sätze werden nur für das Stornieren der Rechnungen ("46S Rechnungen/Gutschriften stornieren") verwendet.
Für nicht bebuchte Positionen (K-/S-Zeilen ohne Buchung) wird, falls mit der Rechnung auch geliefert wird, für die Liefermengen eine Pseudobewegung (Datei 138) abgestellt. Diese Sätze werden nur für das Stornieren der Rechnungen ("46S Rechnungen/Gutschriften stornieren") verwendet.
Achtung:
Bei individuellen Auswertungen unbedingt diese Pseudosätze und die als storniert gekennzeichneten Sätze ausfiltern.
Bei Angabe einer Menge in "435 Aufträge bearbeiten" erfolgt beim Druck der Gutschrift im Echtlauf eine Lagerzugangsbuchung, wobei für Gutschriften auch die Verwendung von Pseudoteilen sinnvoll sein kann. Es können somit Gutschriften für
  • Retouren mit Ersatz,
  • Retouren ohne Ersatz,
  • falsche Lieferungen, zum Beispiel schadhafte Teile,
  • falsche Rechnungen
gedruckt werden. Dazu müssen Auftragspositionen mit und / oder ohne Gutschriftmenge erfasst werden.
Ablauf bei Retoure mit Ersatz
  • Gutschrift für ein Teil mit Mengenangabe erfassen
  • Gutschrift drucken (es wird ein Zugang gebucht)
  • schadhafte Teile in "319 Materialbewegungen" verbuchen (Buchungsvorgang "Bestandskorrektur")
  • Auftrag für Neuauslieferung erfassen und ausliefern
  • Rechnung drucken
Ablauf bei Retoure ohne Ersatz
Siehe "Ablauf bei Retoure mit Ersatz" ohne die Punkte 4 und 5.
Ablauf ohne Retoure (z.B. schadhafte Lieferung, falsche Rechnung)
  • Gutschrift für ein Pseudoteil ohne Mengenangabe erfassen
  • Gutschrift drucken. Es erfolgt keine Buchung, aber die Rechnungsausgangsdaten werden versorgt.
Gutschriften für LPCV-Teile
Sollen Gutschriften für LPCV-Teile gedruckt werden, so kann die Einlagerung je nach Auswahl im Bereich „Behandlung der LPCV-Teile“ auf zwei Arten erfolgen:
  • "automatisch laut Einlagerungsstrategie"
    Die Zugangsbuchungen werden nach der eingestellten Einlagerungsstrategie vorgenommen und eine neue Chargenbezeichnung wird erzeugt.
    Es sind dafür keine zusätzlichen Eingaben erforderlich.
  • "Dialogeingabe"
    Für jede Position einer Gutschrift, in der ein LPCV-Teil vorkommt, wird ein Dialog zur Eingabe von Chargenbezeichnung und Lagerplatz geöffnet.
    Die Einlagerung erfolgt dann gemäß den Eingaben. Über das Markierungsfeld «Dialogeingabe für LPCV-Teile beibehalten» in diesem Dialog kann für
    alle nachfolgenden Positionen die Buchung wieder automatisch nach der Einlagerungsstrategie vorgenommen werden, indem die Markierung deaktiviert wird.
Hinweis
Der Dialog erscheint nur im Echtlauf.
 
Gutschriften können mit "46S Rechnungen/Gutschriften stornieren" storniert werden.