• Alle Aufträge müssen unterschrieben werden.
• Ab einem Auftragswert von 10.000 EUR wird eine Meldung ausgegeben.
• Ab einem Auftragswert von 50.000 EUR wird eine Meldung ausgegeben und im Abschlussbereich wird auf den externen Belegen eine Textzeile mit dem Inhalt "Bestellung genehmigt durch ________ (Herr Schmidt)" ausgegeben.
• Ab einem Auftragswert von 100 EUR kann der Sachbearbeiter einen Auftrag nicht speichern.
• Einkaufsvorgänge mit einem Warenwert kleiner 10.000€ können von Sachbearbeitern mit der passenden Befugnis („1“ oder höher, siehe „) genehmigt werden. Sachbearbeiter „prob“ wird als Genehmiger vorbelegt und dort ist z.B. Benachrichtigung per E-Mail und nicht automatisch hinterlegt.
• Einkaufsvorgänge mit einem Warenwert kleiner 50.000€ können von Sachbearbeitern mit der passenden Befugnis („2“ oder höher) genehmigt werden.
  Sachbearbeiter „willh“ wird als Genehmiger vorbelegt und dort ist z.B. Benachrichtigung per E-Mail und automatisch hinterlegt.
• Einkaufsvorgänge mit einem Warenwert ab 50.000€ können von Sachbearbeitern mit der passenden Befugnis („3“) genehmigt werden.
  Sachbearbeiter „Boe“ wird als Genehmiger vorbelegt und dort ist z.B. Benachrichtigung per E-Mail und nicht automatisch hinterlegt.

• INI-Einstellungen „AUTH…“ in Sektion [EKA731] vornehmen, auch die Texte zu möglichen E-Mail-Benachrichtigungen und das Verhalten beim Generieren von Bestellungen und Außer-Haus-Bestellungen.
  Bitte auch den Sachbearbeiter, der standardmäßig genehmigen soll, eintragen.
• Die in den INI-Einstellungen verwendeten Meldungen und Textkonserven anlegen.
• Befugnisse, E-Mailadressen, Art der Benachrichtigungen und ggf. Textkonserven in "913 Sachbearbeiter pflegen" festlegen.

• Änderung Vorgangswert
  Beim Verlassen der Einkaufsvorgangsbearbeitung (Menü 731/73F) werden je nach Betrag und Konfiguration die entsprechenden Maßnahmen ergriffen.
  Dazu gehört die Ermittlung des Genehmigungsprozesses, die Generierung einer Textposition im Abschlussbereich (Position 99999) und die Benachrichtigung eines Genehmigers.
  Das gilt auch für Änderungen. Der Genehmigungsprozess wird immer neu ermittelt, falls noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde.
  Ein ggf. vorbelegter Sachbearbeiter wird dabei nur ersetzt, wenn er nicht die erforderliche Befugnis für den neuen Genehmigungsprozess besitzt.
• Nachträgliche Änderungen von Einkaufsvorgängen im Zustand „zu genehmigen“
  Änderungen sind hier immer möglich. Falls sich dadurch der Betrag so ändert, dass ein anderer Genehmigungsprozess erforderlich ist und der eingetragene Sachbearbeiter nicht die erforderliche Befugnis hat, wird dies gemeldet und der Sachbearbeiter muss neu eingetragen werden oder wird ggf. vorgeschlagen.
• Nachträgliche Änderungen von Einkaufsvorgängen im Zustand „beim Genehmiger“
  Änderungen sind nicht möglich, der Genehmiger muss dazu den Zustand wieder auf „zu genehmigen“ setzen bzw. darf selbst die Änderungen vornehmen.
• Nachträgliche Änderungen von Einkaufsvorgängen im Zustand „genehmigt“
  Bei Änderungen am Betrag wird automatisch der Genehmiger benachrichtigt, es sei denn, dieser selbst ändert die Daten.
  Voraussetzung ist die Aktivierung der INI-Einstellung „AuthMeldWert = Y“ in Sektion [EKA731].
  Dabei erfolgt nach jeder Änderung einer Position eine Benachrichtigung, sofern nicht der Genehmiger selbst geändert hat.
  Texte zur Genehmigung ab dem Zustand „beim Genehmiger“ können nur vom Genehmiger oder einem Sachbearbeiter mit größerer Befugnis vorgenommen werden.
• Nachträgliche Änderungen von Einkaufsvorgängen im Zustand „abgelehnt“
  Den Genehmigungszustand „abgelehnt“ darf jeder Sachbearbeiter auf „zu genehmigen“ setzen, unabhängig von seiner Befugnis.
  Texte zur Ablehnung ab dem Zustand „beim Genehmiger“ können nur vom „Ablehner“ oder einem Sachbearbeiter mit größerer Befugnis vorgenommen werden.
• Weiterverarbeitung im Zustand "zu genehmigen", "beim Genehmiger", "abgelehnt"
  Zu diesen Vorgängen sind keine weiteren Verarbeitungsschritte zulässig. Belegdruck und Wareneingänge zum Vorgang sind nicht möglich.
  Hinweis: Mit der INI-Einstellung AUTH-OhneGenehmAbVZ in Sektion [EKA742] können Wareneingänge ab dem konfigurierten Verarbeitungszustand der Bestellung ohne Prüfung auf Genehmigung gebucht werden.
  Hintergrund: Falls eine Bestellung nicht genehmigt ist oder aufgrund der Auftragsbestätigung Änderungen in der Bestellung erforderlich sind,
  die noch nicht wieder genehmigt wurden, kann kein Wareneingang erfolgen und damit wird ggf. der ganze Betrieb „lahmgelegt“.
• Ablauf bei Genehmigungsprozess „Geschäftsführer“
• Beim Geschäftsführer bzw. entsprechenden Entscheidungsträger sollte in "913 Sachbearbeiter pflegen" als Benachrichtigung „keine“ eingestellt werden, damit keine Mail und automatische Zustandsänderung erfolgt. Sofern die Geschäftsführung aber selbst auch mit infra:NET arbeitet, kann auch der Automatismus vorgesehen werden.
• Nach Abschluss der Bearbeitung des Einkaufsvorgangs wird über "732 Einkaufsbelege drucken" ein Beleg gedruckt. Der Aufruf kann direkt aus "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" bzw. "73F Warenkörbe" über das Kontextmenü "732BELEG FÜR GENEHMIGUNG" aus der Bestellung bzw. dem Warenkorb erfolgen. Vorgang und Markierung «zu Genehmigung» im Selektionsbereich werden entsprechend vorbelegt. Es muss im Echtlauf gedruckt werden!
  Der Zustand des Vorgangs bleibt unverändert, aber der Druck wird im Vorgang vermerkt. Ohne den Druck dieses Belegs kann der Einkaufsvorgang nicht genehmigt werden. Damit ist eine Archivierung des Vorgangs gewährleistet (per PDF-Generierung beim Belegdruck auch in elektronischer Form).
• Der Einkaufsvorgang muss mit der Schaltfläche [ Zur Genehmigung ] im Register „Genehmigungsprozess“ in den Zustand „beim Genehmiger“ versetzt werden, sofern keine automatische Änderung beim Sachbearbeiter hinterlegt ist. Auch in diesem Zustand kann noch ein Genehmigungsbeleg gedruckt werden.
• Der Beleg wird dem Geschäftsführer vorbelegt und unterschrieben oder abgelehnt.
• Der Geschäftsführer oder aber ein Sachbearbeiter mit der Befugnis „GL Einkauf“ genehmigt dann den Vorgang oder lehnt ab, siehe entsprechende Schaltflächen im Register „Genehmigungsprozess“.
• Verträge
  Bei Verträgen werden konfigurierte Genehmigungsprozesse mit zu genehmigenden Vorgängen nicht berücksichtigt.

• 913 Sachbearbeiter pflegen
  Hier werden Befugnisse, Benachrichtigungsarten und E-Mail-Adressen bearbeitet, siehe Beschreibung der Felder im Kapitel "913 Sachbearbeiter pflegen", Bereich „Genehmigungsprozess/Steuerungen“.
• 731 Einkaufsvorgänge bearbeiten
• Die INI-Einstellungen zu den Genehmigungsprozessen werden ausgewertet.
• Siehe Beschreibung der Felder im Kapitel „Kopfdaten: Register „Genehmigungsprozess/Steuerungen““
• Je nach Konfiguration werden Nachrichten an den Genehmiger bzw. den Sachbearbeiter versendet, wenn z.B. über die Schalflächen [ Zur Genehmigung ], [ Genehmigt ] oder [ Abgelehnt ] der Genehmigungszustand geändert wird.
  Fast alle Zustandsänderungen können aber auch manuell über die Auswahlliste «Zustand» erfolgen.
• Der Sachbearbeiter kann per Schaltfläche [ Zur Genehmigung ] den Zustand „beim Genehmiger“ vergeben und damit je nach Konfiguration auch eine Benachrichtigung auslösen.
• Der Sachbearbeiter kann per Schaltfläche [ Genehmigt ] oder [ Abgelehnt ] den Genehmigungszustand ändern und damit je nach Konfiguration auch eine Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters auslösen.
  Zumindest bei Ablehnungen sollte im Text zur Ablehnung immer Grund, Datum und der Genehmiger, der die Ablehnung veranlasst hat, stehen.
• Je nach Konfiguration wird nach dem Bearbeiten des Vorgangs eine Abfrage ausgegeben, ob der Zustand „beim Genehmiger“ vergeben werden soll und ob eine Benachrichtigung an den Genehmiger ausgelöst werden soll.
• Beim Kopieren von Vorgängen wird der Genehmigungsprozess neu ermittelt, Vorgänge im Genehmigungszustand „zu genehmigen“, „beim Genehmiger“ oder „abgelehnt“ können nicht kopiert werden.
• 73F / 73G Warenkörbe
• Analog zu "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" aber beim Kopieren vom Warenkorb in eine Bestellung wird der Genehmigungszustand übernommen und der Warenkorb wird auf den Status „erledigt“ gesetzt.
  Das Kopieren kann hier zusätzlich zum Menü oder Symbol über die Schaltfläche [ Bestellen ] ohne den Kopierdialog erfolgen (siehe Schaltflächen unterhalb des Positionsbereichs bei Menü 73F).
  Ansonsten wird beim Kopieren der Genehmigungsprozess ebenfalls neu ermittelt.
• Für die Defaultauskunft im Feld Warenkorb werden nur nicht erledigte Warenkörbe selektiert. Durch Vorbelegung des Sachbearbeiters über das Menü VORBELEGUNG können damit alle Warenkörbe zum Sachbearbeiter gezeigt werden.
• 732 Einkaufsbelege drucken
• Für Vorgänge mit Genehmigungszustand „zu genehmigen“, „beim Genehmiger“ oder „abgelehnt“ können keine Belege gedruckt werden, Warenkörbe können aber jederzeit gedruckt werden.
• Beim Genehmigungsprozess „Geschäftsführer“ (bzw. entsprechender Entscheidungsträger) muss ein spezieller Beleg gedruckt werden, siehe Markierung «zu Genehmigung».
  Es wird ein Beleg mit dem Text „Zu Genehmigung“ gedruckt. Der Zustand des Vorgangs bleibt unverändert, aber der Druck wird im Vorgang vermerkt.
• Vorgänge, die unterschrieben werden müssen, können über eine eigene Selektion ausgewählt werden, siehe Markierung «nur mit Vollmacht».
• Bei genehmigten Einkaufsvorgängen wird ausgegeben, durch welchen Sachbearbeiter wann bestellt wurde. Als Sachbearbeiter wird der Sachbearbeiter für den Vorgang ausgegeben und dazu das aktuelle Druckdatum samt Uhrzeit.
  Und es wird ausgegeben, durch welchen Sachbearbeiter wann genehmigt wurde (Felder im Vorgangskopf).
• 742 Wareneingangs-/Rücklieferungsbuchungen
  Für Vorgänge mit Genehmigungszustand „zu genehmigen“, „beim Genehmiger“ oder „abgelehnt“ sind keine weiteren Verarbeitungsschritte zulässig.
  Wareneingänge zu dem Vorgang sind also nicht möglich.
• 73D Einkaufsvorgänge disponieren
• Beim Generieren von Warenkörben werden die INI-Einstellungen zum Genehmigungsprozess ausgewertet.
• Je nach Konfiguration wird automatisch eine Abfrage ausgegeben, ob der Zustand „beim Genehmiger“ vergeben werden soll und ob eine Benachrichtigung an den Genehmiger ausgelöst werden soll.
• 73A Anfragen bearbeiten
• Beim Generieren von Bestellungen werden die INI-Einstellungen zum Genehmigungsprozess ausgewertet.
• Je nach Konfiguration wird automatisch eine Abfrage ausgegeben, ob der Zustand „beim Genehmiger“ vergeben werden soll und ob eine Benachrichtigung an den Genehmiger ausgelöst werden soll.
• Beim Anhängen an bestehende Bestellungen wird der Genehmigungsprozess neu ermittelt.
• 374 / 379 Bestellungen und Fertigungsaufträge erzeugen
• Beim Generieren von Einkaufsvorgängen werden die INI-Einstellungen zum Genehmigungsprozess ausgewertet.
• Je nach Konfiguration wird automatisch der Zustand „beim Genehmiger" vergeben und eine entsprechende Benachrichtigung ausgelöst.
  Hinweis: Dies geschieht nur, wenn die INI-Einstellung AuthAusMBP in Sektion [EKA731] aktiviert ist, ansonsten bleibt der Genehmigungszustand auf „zu genehmigen“.
• 531 / 561 / 374 / 379 Außer-Haus-Bestellungen generieren
• Beim Generieren von Außer-Haus-Bestellungen werden die INI-Einstellungen zum Genehmigungsprozess ausgewertet.
• Je nach Konfiguration wird automatisch der Zustand „beim Genehmiger" vergeben und eine entsprechende Benachrichtigung ausgelöst.
  Hinweis: Dies geschieht nur, wenn die INI-Einstellung AuthAusAH in Sektion [EKA731] aktiviert ist, ansonsten bleibt der Genehmigungszustand auf „zu genehmigen“.