43A Belege drucken
Es können folgende Belege ausgegeben werden:
• Angebote
• Auftragseingangsbestätigungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Gutschriften
• Gelangensbestätigungen (zusammen mit Lieferscheinen oder Rechnungen.
Es gibt verschiedene Anwahlmöglichkeiten für den Belegdruck.
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Auftragseingangsbestätigungen, Auftragsbestätigungen (ggf. als Bestellbestätigungen), Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften können sowohl über die Menüs 44E, 444, 454, 463 und 464 als auch über das Menü 43A ausgegeben werden.
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Angebote können nur bei Anwahl aus Menü 432 ausgegeben werden.
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Ausfassliste mit Buchen kann nur mit der Auswahl aus Menü 45B ausgegeben werden.
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Durch die Auswahl mehrerer Belegarten können in Menü 43A verschiedenartige Belege, wie zum Beispiel Lieferschein und Rechnung, in einem Lauf gedruckt werden.
Mehrere Aufträge eines Kunden können in einem Sammelbeleg zusammengefasst werden. Wenn auf einem Sammelbeleg nur ein einzelner Auftrag ausgegeben werden sollte, wird in diesem Fall kein Sammelbeleg, sondern automatisch ein Einzelbeleg erzeugt. Belege an diverse Kunden werden immer als Einzelbelege gedruckt.
Alle Belege können - ohne die Daten zu verändern - im Probelauf als entsprechend gekennzeichnete Probebelege gedruckt werden. Der Probedruck ist zusätzlich mit dem Wasserzeichen "Probedruck" gekennzeichnet. Die Probebelege werden, unabhängig von der definierten Anzahl Papiere in "431 Angebote bearbeiten" oder "435 Aufträge bearbeiten" immer in einfacher Ausfertigung und immer nur auf dem Medium, das auf Kanal 1 definiert ist, gedruckt.
Für alle Belege können im Programm "231 Allgemeine Textkonserven bearbeiten“ bis zu 2 Textkonserven für allgemeine Mitteilungen/Informationen hinterlegt werden, die dann am Belegende ausgegeben werden. Z.B. Mitteilung "Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass unser Betrieb vom 10.3.2010 bis zum 25.3. 2010 wegen Betriebsurlaub geschlossen bleibt!". Über die INI-Einstellungen in der Sektion [ALLGEMEIN], Schlüsselwort "AllgText...", werden die Textidentifier und die Belege, auf denen ausgegeben werden soll, festgelegt. Die Markierung «Gesperrt» aus der Textkonserve wirkt sich für alle Belege aus.
Falls im Echtlauf für eine beliebige Belegart mehr als ein Exemplar gedruckt werden soll - laut definierter Anzahl Papiere in "431 Angebote bearbeiten" oder. "435 Aufträge bearbeiten" -, so werden die weiteren Exemplare als Kopie gekennzeichnet. Bei mehr als einer Kopie (Anzahl Formulare größer 2) werden die Kopien nummeriert ("Kopie 1 von Anzahl Kopien"). Eine Kopie wird zusätzlich mit dem Wasserzeichen "Kopie" gekennzeichnet.
Unvorhersehbare Ereignisse werden in einem Protokollfenster dokumentiert. Zusätzlich wird eine Protokolldatei geführt. Die Protokolldatei wird standardmäßig sowohl im Echtlauf wie auch im Probelauf versorgt. Tritt bei einem Programmlauf ein (schwerwiegender) Fehler auf, wird zusätzlich eine Meldung ausgegeben: "Protokolldatei bzw. Fenster beachten" oder bei einem schwerwiegenden Fehler "Schwerwiegender Fehler, Protokolldatei beachten, Wiederholung erst nach Fehlerbehebung!".
Druckerstörungen vorbeugen
Um die Daten im Falle einer Druckerstörung rekonstruieren zu können, empfiehlt es sich, den Druck auf mehreren Kanälen gleichzeitig erfolgen zu lassen: Auf dem ersten Kanal wird auf den Drucker ausgegeben, auf dem anderen Kanal wird in eine Datei (z.B. PDF) gedruckt. Ungeachtet dessen kann auch auf den Wiederholdruck zurückgegriffen werden.
Kommt es beim Echtlauf zu einer Druckerstörung, können die Daten anhand der Druckdatei oder anhand anderer Listen, zum Beispiel 465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe, rekonstruiert werden.
