72C Aufwand-Konten bearbeiten
Das Programm "Aufwand-Konten" bearbeiten ist ein Programm zur Stammdatenverwaltung. Zur Weiterleitung der Rechnungseingangsdaten an die Finanzbuchhaltung müssen diesen Aufwand-Konten zugewiesen werden können. Die hierfür benötigten Aufwand-Konten können in diesem Programm bearbeitet werden.
Voraussetzung für die Arbeit mit diesem Programm
  • Die Organisation der EDV-Finanzbuchhaltung, an die die Daten von infra:NET übergeben werden sollen, muss genau festgelegt und dem Sachbearbeiter genau bekannt sein.
  • Eine Übergabe von Daten an die verwendete Finanzbuchhaltung muss möglich sein.
    Für Varial und weitere Buchhaltungen sind Schnittstellen vorhanden (siehe 755 Rechnungseingangs-/Gutschriftenliste, FIBU-Übergabe).
    Wenn eine weitere Finanzbuchhaltung verwendet werden soll, muss die Übergabe laut den Anforderungen implementiert werden.
Insbesondere ist auf folgende Daten bei der Organisation der Aufwand-Kontofindung zu achten:
  • Aufwand-Konten gemäß der Finanzbuchhaltung, die mit infra:NET zusammenarbeiten soll und an die daher die Rechnungseingangsdaten übergeben werden.,
  • je Aufwand-Konto die zugehörigen Vorschriften, gemäß denen in der verwendeten Finanzbuchhaltung die Aufwendungen jeweils diesem Aufwand-Konto zugeordnet werden,
  • Vorsteuerkennzeichen im Lieferantenstamm ( 711.02 Konditionen/EU), dient als Vorbelegung für Kopf in "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten"
  • Vorsteuerkennzeichen im Teilestamm (111.03 Teilestamm bearbeiten: Einkauf 2), dient als Vorbelegung für Position in "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten"
  • Kennzeichen "Konto je Lieferant" im Lieferantenstamm (Register "Konditionen/EU" in "711 Lieferantenstamm bearbeiten")
  • Kontokennung Aufwendungen im Teilestamm (Register "Einkauf 2", Einkaufsdaten in "111 Teilestamm bearbeiten").
  • Definition der Vorsteuerschlüssel über das Programm 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt und die zugehörigen Einträge in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA_VSt]).
  • Optional: Definition der Aufwand-Konten-Bezeichnungen in Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten mit dem Textident VKO.
Das Ziel ist, dass bei der Übergabe der Rechnungseingangsdaten an die Finanzbuchhaltung (siehe 755 Rechnungseingangs-/Gutschriftenliste, FIBU-Übergabe) die Aufwendungen
  • auf die laut Finanzbuchhaltung korrekte Art und
  • den laut Kontenplan richtigen Aufwand-Konten
zugeordnet werden.
Ablauf der Aufwand-Kontofindung
Das System durchsucht bei der Übergabe der Rechnungseingänge an die Finanzbuchhaltung ("755 Rechnungseingangs-/Gutschriftenliste, FIBU-Übergabe") die Aufwand-Konten nach dem zutreffenden Finanzbuchhaltungsaufwandskonto. Hierbei unternimmt das System nacheinander maximal vier verschiedenartige Versuche. Sobald dabei ein passendes Konto gefunden wird, gilt das gefundene Konto, und es wird nicht weitergesucht.
Ein Aufwand-Konto kann je nach den Eintragungen in diesem Programm
  • je Lieferant (durch die Eingabe der Lieferantennummer),
  • je Teil (durch die Eingabe der Aufwand-Kontokennung aus dem Teilestamm) oder
  • je Lieferant und Teil (mit Eintragungen in beide Felder)
hinterlegt werden.
Die Kontofindung findet in dieser Reihenfolge statt:
Nur für Lieferanten mit aktivierter Kennung "Konto je Lieferant" in Lieferantenstamm:
  • Suche mit Lieferant und "Kontokennung Aufwendungen" aus dem Teilestamm und Vorsteuerschlüssel
  • Suche mit Lieferant und Vorsteuerschlüssel ("Kontokennung Aufwendungen" aus dem Teilestamm ist leer)
    Für alle Lieferanten und Vorsteuerschlüssel:
  • Suche mit "Kontokennung Aufwendungen" aus dem Teilestamm und Vorsteuerschlüssel (Standard, "Lieferant" ist leer)
  • Suche nur mit Vorsteuerschlüssel ("Kontokennung Aufwendungen" aus dem Teilestamm und "Lieferant" sind leer).
  • Falls die vorhergehenden 4 Versuche zu keinem Ergebnis führen, wird noch geprüft, ob in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA751] der Eintrag "VbVKonto" mit einem Konto vorhanden ist.
    Dieses Aufwand-Konto wird dann als Default eingesetzt.
Hinweis
Die Kontofindung findet auch dann ein Konto, wenn die "Kontokennung Aufwendungen" aus dem Teilestamm leer ist und ein entsprechender Satz mit leerem Feld «Konto aus Teil» vorhanden ist.
Über das Markierungsfeld «Konto je Lieferant» im Lieferantenstammsatz können bei der Kontofindung lieferantenabhängige Aufwand-Konten gesucht bzw. ignoriert werden, auch wenn für den Lieferanten Aufwandskonten angelegt sind. Ist dieses Feld nicht markiert, erfolgt grundsätzlich keine lieferantenabhängige Kontofindung. Die oben aufgeführten Versuche unter Punkt 1 und 2 entfallen damit.
Beschreibung der Bildschirmfelder
Lieferant
Schlüsselfeld. Lieferantennummer des Lieferanten, dem bei der Kontofindung das Aufwand-Konto für die Finanzbuchhaltung zugeordnet werden soll. Dieses Feld bleibt leer, wenn bei der verwendeten Finanzbuchhaltung keine lieferantenabhängige Kontofindung stattfindet (siehe oben). Die lieferantenabhängigen Konten werden nur dann verwendet, wenn bei dem entsprechenden Lieferanten die Markierung «Konto je Lieferant» aktiviert ist.
Lieferantenbezeichnung
Hier erscheint nach Eingabe der Lieferantennummer die zugehörige «Bezeichnung 1» des Lieferanten aus "711 Lieferantenstamm bearbeiten".
Konto aus Teil
Schlüsselfeld. «Kontokennung Aufwendungen» aus dem Teilestamm (Register "Einkauf 2" in "111 Teilestamm bearbeiten"). Sie dient der teileabhängigen Kontofindung. Bei teileunabhängiger Kontofindung bleibt dieses Feld leer.
Vorsteuerschlüssel
Schlüsselfeld. Eingabe des Vorsteuerschlüssels, zum Beispiel V00 oder V19). Die Vorsteuerschlüssel werden über das Programm 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt und die zugehörigen Einträge in der SIBPPS.INI, Sektion [EKA_VSt] angelegt und verweisen auf die entsprechenden Steuersätze, zum Beispiel 0% oder 19%.
Beispiel für die Anwendung des Vorsteuerschlüssels
Daten für die Ermittlung des Vorsteuerschlüssels:
  • Vorsteuerkennzeichen im Lieferantenstamm (Register "Konditionen/EU" in "711 Lieferantenstamm bearbeiten") = 1
  • Vorsteuerkennzeichen im Teilestamm (Register "Einkauf 2", Einkaufsdaten in "111 Teilestamm bearbeiten") = 1
  • Länderschlüssel im Lieferantenstamm (Register "Konditionen/EU", Bereich "EU-Binnenmarkt" in "711 Lieferantenstamm bearbeiten") ist leer
Dieser Kombination wird in 935.01 Mehrwertsteuerschlüssel bearbeiten der Mehrwertsteuerschlüssel M19 zugewiesen. Der zugehörige Steuersatz ist 19%.
Über die Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA_VSt] wird dem Mehrwertsteuerschlüssel M16 der Vorsteuerschlüssel V16 zugeordnet: MwSt_M19 = V19, .... Dieser Vorsteuerschlüssel V19 wird in 935.01 Mehrwertsteuerschlüssel bearbeiten in der Spalte "Vorsteuer" angezeigt.
Konto für FIBU
Eingabe des Aufwand-Kontos für die Finanzbuchhaltung, passend zum Steuersatz laut Vorsteuerschlüssel. Dieses Konto wird durch die Kombination der drei oben angegebenen Schlüsselfelder bestimmt und bei der Kontofindung über diese Kombination auch zugeordnet.
Text für FIBU-Aufwand-Konto
Anzeige der Kontobezeichnung. Die Bezeichnungen werden in 295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten mit dem Textident VKO erfasst.
Eingabe der Anwenderfelder 1, 2, und 3
Felder zur freien Verfügung des Anwenders, die über den Listengenerator, die Auskunft oder individuelle Anpassungen ausgewertet werden können.
Memo
Memo für interne Bemerkungen zum Konto. Der Text wird als Textkonserve gespeichert (siehe 231 Allgemeine Textkonserven bearbeiten. Der Textidentifer wird nach Eingabe eines ? automatisch vergeben (siehe auch SIBPPS.INI, Sektion [FieldParam].
Erfassungsdatum, ÄndDat, SB
Erfassungsdatum, Änderungsdatum und Sachbearbeiter der letzten Änderung.
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