732.B4 Sammeldruck, Sammelbelege

732.B4 Sammeldruck, Sammelbelege

Bei Sammelbelegen werden mehrere Vorgänge für einen Lieferanten in einem (Sammel-)Beleg zusammengefasst.

Prüfung der Vorgänge für Sammelbeleg

Nicht alle Vorgänge sind für Sammelbelege geeignet. Die Vorgänge werden deshalb geprüft, ob Sie für Sammelbelege geeignet sind.

Für Sammelbelege werden nur die Vorgänge herangezogen, die für Sammelbelege vorgesehen sind. Dies wird im Auftragskopf (siehe 731.04 Kopfdaten Steuerungsfenster) bzw. in 72A Prozess-Steuerungen bearbeiten - Auswahlliste "Sammelbeleg" festgelegt. Die Angabe Auftragskopf - Auswahlliste "Sammelbelege" wird aus "72A Prozess-Steuerungen bearbeiten" vorbelegt und ist nicht änderbar.

Hinweis

Bei der Auswahlliste "Sammelbelege" ist folgendes zu beachten:

Nein - Keine Sammelbelege

Die Vorgänge können nur auf Einzelbelegen, jedoch nicht auf Sammelbelegen ausgegeben werden.
Ja - Immer Sammelbelege

Die Vorgänge können nur auf Sammelbelegen, jedoch nicht auf Einzelbelegen ausgegeben werden.
Lt. Selektion beim Druck

Die Vorgänge können sowohl auf Sammelbelegen als auch auf Einzelbelegen ausgegeben werden.

Hinweis

Wenn hier oder in "72A Prozess-Steuerungen bearbeiten" eine andere Auswahl als "Lt. Selektion beim Druck" getroffen wird, dann muss die Ausgabe in "732 Einkaufsbelege drucken" immer zweimal ausgeführt werden: Einmal mit markiertem Sammeldruck und einmal ohne markiertem Sammeldruck. Nur so ist sichergestellt, dass alle Vorgänge ausgegeben werden.

Damit Sammelbelege erstellt werden können, müssen zudem die Einzelbelege gleiche Eigenschaften aufweisen, zum Beispiel müssen Sie in der gleichen Sprache erstellt sein oder sie müssen die gleiche Währung haben. Die Aufträge werden deshalb auf Übereinstimmung hinsichtlich folgender Felder aus dem Auftragskopf geprüft:

Prozess-Steuerung
Sprache
Währung
Zahlungsbedingungen
Gewichtseinheit
Rücklieferanschrift (nur bei Rücklieferungen)

Diese Felder werden immer auf Übereinstimmung überprüft. Falls weitere Felder überprüft werden sollen, kann dies in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA732] unter dem Schlüsselwort "PRUEFSAMMEL" konfiguriert werden.

Sämtliche Vorgänge, die in einem Sammelbeleg zusammengefasst werden solle, müssen hinsichtlich der oben angegebenen Felder gleiche Eigenschaften haben (zum Beispiel gleiche Währung). Falls bei den selektierten Vorgängen mindestens bei einem Feld die Angaben unterschiedlich sind (zum Beispiel Vorgänge mit Währung EUR und Vorgänge mit Währung USD), werden diese Vorgänge nicht in den gleichen Sammelbeleg aufgenommen. Für diesen Vorgang und ggf. weitere übereinstimmende Vorgänge wird ein eigener Sammelbeleg ausgegeben.

Kopf- und Fußtexte

Bei Sammelbelegen wird davon ausgegangen, dass die Kopf- und Fußtexte laut Lieferantenstammsatz auf allen Belegen bzw. bei allen Vorgängen enthalten sind. Deshalb werden diese Texte auf jedem Sammelbeleg nur einmal ausgegeben.

Sollten jedoch unterschiedliche Texte vorhanden sein, so wird dies von infra:NET erkannt und folgendermaßen behandelt:

Die Textpositionen im Kopfbereich des 1. Auftrags werden mit den Angaben im Lieferantenstamm verglichen (Textidentifier für Kopftext 1 und 2). Bei Übereinstimmung von Textidentifiern werden die übereinstimmenden Textpositionen als Kopftexte gedruckt. Die restlichen Kopftexte des ersten Auftrags werden im Positionsbereich zum Auftrag gedruckt. In den Folgeaufträgen werden nach demselben Prinzip die übereinstimmenden Kopftexte nicht mehr ausgegeben.

Bei Abschlusstexten (5 Arten: Fußtext1/2, Lieferbedingungen, Versandbedingungen, Zahlungsbedingungen, Skonto) gilt dasselbe Prinzip für die ersten 5 Zeilen im Abschlussbereich. Der erste Auftrag wird ausgewertet aber die übereinstimmenden Texte werden erst beim letzten Auftrag des Sammelbelegs gedruckt.

Beispiel

Bei einem Lieferanten sind in "711 Lieferantenstamm bearbeiten" folgende Identifier eingetragen:

Kopftext1: K1

Kopftext2: K2

Fußtext1: F1

Fußtext2: F2

Lieferbedingungen: L1

Versandbedingungen: V1

Zahlungsbedingungen: Z1

Folgende drei Aufträge zu einem Lieferanten sollen nun als Sammelbeleg ausgegeben werden.

Auftrag 1 mit Kopftexten K1, K2, K3, F1, F2, L1, V1, Z1

Auftrag 2 mit Kopftexten K1, K2, K5, F1, F2, L1, V1, Z1, F8

Auftrag 3 mit Kopftexten K1, K2, K6, F1, F2, L1, V1, Z1

Folgende Texte sind somit auftragsspezifisch:

K3, K5, K6, F8

Auf dem Sammelbeleg ergibt sich folgende Textfolge:

Kopfbereich Sammelbeleg

Beginn Auftrag 1

Beginn Auftrag 2

Abschlussbereich Auftrag 2

Beginn Auftrag 3

Abschlussbereich Sammelbeleg

Wenn nachträglich im Lieferantenstamm ("711 Lieferantenstamm bearbeiten") Textidentifier geändert werden (zum Beispiel wird der Identifier für den Kopftext1 (bisher K1) ersetzt durch K3), so ergibt sich folgende Textfolge:

Beginn Auftrag 1

Beginn Auftrag 2

Beginn Auftrag 3

Fußbereich Sammelbeleg

Lieferantensperre während der Ausgabe

Die Aufträge für die Sammelbelege eines Lieferanten werden zuerst komplett eingelesen. Während eines Echtlaufs wird deshalb dieser Lieferant im Lieferantenstamm gesperrt, damit keine zweite Ausgabe der Aufträge dieses Lieferanten möglich sind.

Danach sortiert das Programm die Aufträge für den Fall, dass mehrere Sammelbelege ausgegeben werden sollen (siehe oben: Prüfung der Vorgänge für Sammelbeleg).

Nach Beendigung der Ausgabe aller Belege für einen Lieferanten wird dieser wieder freigegeben.