739 Einkaufsvorgänge löschen
Das Programm "739 Einkaufsvorgänge löschen" ist ein Druckprogramm. Es ermöglicht für Bestellungen, Verträge und Rücklieferungen:
  • im Probelauf die Prüfung auf Löschbarkeit
  • im Echtlauf das Löschen der Einkaufsvorgänge.
Voraussetzung für die Löschbarkeit eines Einkaufsvorgangs ist der Status erledigt im Auftragskopf. Es können nur komplette Vorgänge gelöscht werden und nicht einzelne erledigte Positionen. Bei Bestellungen müssen auch alle zugehörigen Rechnungen (Rechnungen, in denen mindestens eine Position aus der Bestellung vorkommt) erledigt sein. Die Rechnungen werden zusammen mit der Bestellung gelöscht.
Hinweise
Sobald Bestellpositionen oder deren Wareneingänge in die Rechnungseingangsprüfung übernommen wurden, wird unabhängig von der Markierung «Nur geprüfte» die betreffende Rechnung geprüft (siehe Feldbeschreibung).
Die Selektionen zum Sachbearbeiter (der die Rechnung erfasst hat) und Lieferanten (Zahlungsempfänger) gelten auch für die Rechnungen. Wird zum Beispiel nach dem Sachbearbeiter aus der Bestellung selektiert, aber eine zugehörige Rechnung wurde von einem anderen Sachbearbeiter erfasst, so wird die Bestellung nicht gelöscht.
Falls in den Rechnungen zu der geprüften Bestellung weitere Bestellungen berechnet werden, so müssen auch diese Bestellungen samt allen zugehörigen Rechnungen komplett erledigt sein und die Bestellungen müssen auch im aktuellen Selektionsbereich bezüglich Auftragsnummer, Lieferant und Sachbearbeiter liegen.
Erledigte Verträge können nur gelöscht werden, wenn auch alle Abrufe in den Protokollzeilen erledigt sind.
Der Zustand erledigt wird in "742 Wareneingangs-/Rücklieferungsbuchungen" oder vorzeitig in "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" erreicht. Bei Rücklieferungen ohne "Warenausgang verbuchen" wird ein Auftrag mit ""732 Einkaufsbelege drucken" erledigt. Die Rechnungen werden automatisch in "755 Rechnungseingangs-/Gutschriftenliste, FIBU-Übergabe" im Echtlauf auf erledigt gesetzt. Eine manuelle Erledigung ist auch in "751 Rechnungseingang/Gutschriften bearbeiten" durchführbar.
Verweise von Verträgen auf Bestellungen bzw. Rücklieferungen auf Bestellungen werden beim Löschen nicht geprüft. In "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" werden fehlende Vorgänge für erledigte Positionen akzeptiert.
Mit dem Löschen von Positionen mit Pseudoteilen werden auch die dazugehörigen Pseudobewegungen gelöscht. Auch die Lagerbewegungen werden gelöscht, sofern bereits ein "316 Lagerjournal" mit Saldoschreibung im Echtlauf ausgegeben wurde. Die zugehörigen Lagerplatzbewegungen bei LPCV-Teilen werden ebenfalls gelöscht. Falls noch kein Lagerjournal ausgegeben wurde, existieren die Bewegungen weiterhin und werden später mit dem Lagerjournal gelöscht.
Ist mindestens eine Bestellposition einer erledigten Bestellung an die CAQ-Schnittstelle (nur Babtec Version 3, siehe CAQ.PDF) übergeben, aber noch nicht zurückgebucht worden, wird die Bestellung nicht gelöscht.
Beschreibung der Bildschirmfelder
Probelauf     Markierung
Entscheidung darüber, ob ein Probelauf stattfinden soll oder nicht. Handelt es sich um einen Probelauf, erscheint in der Überschrift der Liste der Text "(Probelauf)".
Markierung ein
Es wird geprüft, welche Einkaufsvorgänge im angegebenen Bereich erledigt und damit löschbar sind. Eine Liste der löschbaren Einkaufsvorgänge wird ausgegeben.
Markierung aus
Alle erledigten Einkaufsvorgänge im angegebenen Bereich werden gelöscht. Die Druckausgabe wird automatisch eingeschaltet, kann aber auch jederzeit wieder ausgeschaltet werden. Die gelöschten Einkaufsvorgänge werden ausgegeben.
Bestellungen     Markierung
Entscheidung darüber, ob Bestellungen gelöscht werden sollen oder nicht. Bestellungen mit der Markierung «Anfrage» (siehe 731 Einkaufsvorgänge bearbeiten) werden durch dieses Feld nicht angesprochen (siehe dazu auch Markierungsfeld «Bestellungen mit Kennung Anfrage»).
Vertragsprüfung     Markierung
Entscheidung darüber, ob Bestellungen oder Anfragen mit Bezug zu einem Vertrag nur gelöscht werden können, wenn die zugehörige Vertragsposition bereits erledigt ist. In "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" werden fehlende Vorgänge für erledigte Positionen akzeptiert.
Allerdings werden in der Vertragsposition die Summen aus den Abrufen für die Felder «Ausschuss ist», «Bewertete Zugangsmenge» und «abgerufene Ausschussmenge» ohne die fehlende Bestellposition gebildet.
Verträge     Markierung
Entscheidung darüber, ob Verträge gelöscht werden sollen oder nicht.
Rücklieferungen     Markierung
Entscheidung darüber, ob Rücklieferungen gelöscht werden sollen oder nicht.
Bestellungen mit Kennung Anfrage     Markierung
Falls dieses Feld markiert ist, werden Bestellungen mit der Markierung «Anfrage» (siehe 731 Einkaufsvorgänge bearbeiten) gelöscht. Auch Anfragen, die nicht den Status E für erledigt beisitzen, werden gelöscht.
Bitte sehr sorgfältig selektieren und in jedem Fall zunächst einen Probelauf durchführen. Falls der maximale Zustand der Anfrage bereits den Zustand 40 und größer erreicht hat, gelten allerdings dieselben Voraussetzungen wie beim Löschen von normalen Bestellungen. Der Status muss also E (= erledigt) sein.
Nur geprüfte Bestellungen     Markierung
Die Eingabe wird nur während der Prüfung der Bestellungen (nicht bei Verträgen und Rücklieferungen) ausgewertet. Entscheidung darüber, ob neben allen anderen Prüfungen nur Bestellungen gelöscht werden sollen, bei denen alle Bestellzeilen in der Auswahlliste für den Zustand der Rechnungsprüfung den Wert "Rechnung geprüft" besitzen.
Hinweis
Bei Bestellungen, für die eine Übergabe an die Rechnungsprüfung im Bereich "750 Rechnungs-/Gutschriftprüfung, FIBU" erfolgte, werden unabhängig von der Markierung die oben beschriebenen Bedingungen für das Löschen von Bestellungen in Abhängigkeit von Rechnungen und weiteren dort enthaltenen Bestellungen überprüft.
Markierung ein
Für alle Positionen der Bestellung müssen die Rechnungen laut Eintrag in der Bestellposition geprüft sein.
Markierung aus
Die Markierung für den Rechnungsprüfungszustand in den Bestellpositionen wird nicht berücksichtigt. Bei Bestellungen ohne Übergabe an die Rechnungsprüfung im Bereich "750 Rechnungs-/Gutschriftprüfung, FIBU" wird die Bestellung auch ohne Rechnungsprüfung gelöscht. Zum Beispiel wurde für 2 Positionen einer Bestellung die infra-Rechnungsprüfung komplett durchgeführt und für die restlichen Positionen wird keine Rechnung geprüft. Die Bestellung kann dann gelöscht werden.
Bemerkungen zu den restlichen Selektionen
Die Selektion "Projekt" bezieht sich auf das Feld im Auftragskopf.
Die Lieferterminselektion bezieht sich auf den Auftragskopf-Termin (frühester Liefertermin). Wird die Wochenangabe verändert, so wird bei von-Woche der erste Arbeitstag dieser Woche als von-Termin übernommen und bei bis-Woche der letzte Arbeitstag der Woche als bis-Termin.
Die Selektion der kleinsten und größten Verarbeitungszustände ermöglicht vor allem das schnelle Auffinden von vorzeitig erledigten Einkaufsvorgängen, zum Beispiel bei irrtümlich erfassten Bestellungen, die dann den Zustand E10 bis E10 besitzen (siehe auch Abschnitt 700.14 Status, Verarbeitungszustände).
Die Selektion "Werksnummer" bezieht sich auf das Feld im Lieferantenstamm.
Die weiteren Selektionsfelder schränken den Bereich der zu löschenden Einkaufsvorgänge ein.
Die Selektionen "Sachbearbeiter" (der Rechnung erfasst hat), "Lieferant" (Zahlungsempfänger) und "Auftragsnummer" (Bezug der Rechnungsposition) gelten auch für das Löschen der zu den Bestellungen gehörigen Rechnungen ("750 Rechnungs-/Gutschriftprüfung, FIBU").
Beschreibung der Ausgabe
Die Ausgabe ist sortiert nach Auftragsnummer. Die Auftragsnummer wird fett ausgegeben. Je Auftragskopf, je Auftragsposition, je Lagerbewegung (auch je Bewegung der Pseudoteile), je Rechnungskopf und je Rechnungsposition wird eine Zeile ausgegeben. Textkonserven werden komplett ausgegeben, wobei gesperrte Konserven ohne Text, nur mit Anzeige der Position ausgegeben werden.
Handelt es sich um einen Probelauf, erscheint in der Überschrift der Liste "(Probelauf)". Beim Wechsel der Vorgangsart erfolgt ein Seitenvorschub.
Als Liefertermin für den Kopf wird immer das Feld frühester Liefertermin ausgegeben. Die Spalte Zust. zeigt den kleinsten und den größten Zustand der Positionen an.
Die Beträge der Bestellungen, der Verträge und der Rücklieferungen werden immer in Landeswährung ausgegeben. Die Rechnungsbeträge dagegen werden in der Rechnungswährung ausgegeben.
Für die Positionen steht in der Spalte T der Zeilentyp (B=Bestellzeile, T=Text, V=Vertragszeile, P=Protokollzeile, RK=Rechnungskopf, RZ=Rechnungszu-/abschläge, RP=Rechnungsposition, RA=Anzahlungsposition einer Anzahlungsrechnung, RV=Verrechnungsposition einer Rechnung mit Anzahlungsverrechnung) und in der Spalte VZ steht für die Positionen jeweils der Verarbeitungszustand (siehe auch Abschnitt 700.14 Status, Verarbeitungszustände).
Bei Bestellpositionen wird für die B-Zeilen in der Spalte RP der Zustand der Rechnungsprüfung angezeigt: Rechnungsprüfung für die Position ist erledigt (Y), Position ist teilgeprüft (T), Position in Rechnungsprüfung übernommen (Ü) oder Position nicht geprüft (N).
Bei Verträgen wird der Bestellzeitpunkt anstelle des Liefertermins angezeigt.
Ein (S) hinter den Lagerbewegungen steht für stornierte Bewegungen.
Fehler während des Löschvorgangs werden alle im Druckprotokoll vermerkt und die Anzahl der Fehler wird am Ende der Liste ausgegeben. Jede Fehlerausgabe beginnt mit "** FEHLER **".
739.C Einstellungen "Einkaufsvorgänge löschen"