083.016 Register "Fax und E-Mail"

083.016 Register "Fax und E-Mail"

Auf dieser Registerseite finden Sie alle Angaben, die mit dem Versand von Dokumenten direkt aus infra:NET heraus zusammenhängen. Die jeweiligen Angaben werden abhängig vom verwendeten Medientyp ausgewertet.

Abbildung 13: Register "Fax und E-Mail"

Beschreibung der Bildschirmfelder

Fax - Fax-Nummer

Aus den Informationen dieses Felds ermittelt infra:NET zu Beginn der Druckausgabe die Fax-Nummer des Empfängers für das zu versendende Dokument. Da es in der Regel wenig Sinn macht, hier eine feste Nummer einzutragen (natürlich geht das auch), bietet es sich an, mit Hilfe der infra-Makros die Fax-Nummer aus dem Kundendatensatz der Datenbank zu lesen, wenn das verwendete Druckprogramm diesen zur Verfügung stellt (zum Beispiel beim Rechnungsdruck).

In diesem Feld können infra-Makros verwendet werden. infra-Makros dienen zum Beispiel dem Zugriff auf die Datenbank und sind in der Anwenderhilfe (ANWENDER.CHM) beschrieben. Das Makro DBFIELD(KUNDE,Knd) liefert zum Beispiel die Kundennummer des Kunden, dessen Daten bei Druckbeginn aus der Datenbank gelesen werden.

Die Fax-Nummer wird nur dann verwendet, wenn die Fax-Ausgabe über Microsoft Fax (MAPI) kompatible Fax-Software erfolgt. Ansonsten ist die direkte Weitergabe der Fax-Nummer nicht möglich! Die Fax-Nummer kann dann unter Umständen - falls die eingesetzte Fax-Software dies unterstützt - über das Fax-Deckblatt (siehe Feld «Fax-Deckblatt») an die Fax-Software weitergegeben werden. Die infra-Makros zum ermitteln der Fax-Nummer können dann direkt in das RTF-Deckblatt eingebaut werden.

Fax - Deckblatt

Für die Fax-Ausgabe kann ein selbstgestaltetes Deckblatt als Bitmap oder RTF-Dokument eingebunden werden. Das Deckblatt wird dann vor dem eigentlichen Dokument ausgegeben. Die Verwendung eines RTF-Dokuments bietet den Vorteil, dass dort im Text infra-Makros für den Zugriff auf infra-Daten verwendet werden können. Diese Textmakros werden dann vor Druckbeginn mit den entsprechenden Feldern aus der infra-Datenbank gefüllt. So ist es zum Beispiel möglich den Fax-Empfänger, die Fax-Nummer, das aktuelle Datum o.ä. auf dem Deckblatt auszugeben.

In diesem Feld können auch infra-Makros verwendet werden. infra-Makros dienen zum Beispiel dem Zugriff auf die Datenbank und sind in der Anwenderhilfe (ANWENDER.CHM) beschrieben. Das Makro DBFIELD(KUNDE,Knd) liefert zum Beispiel die Kundennummer des Kunden, dessen Daten bei Druckbeginn aus der Datenbank gelesen werden.

Wenn Sie ein neues Fax-Medium einrichten oder ein vorhandenes verändern, bietet es sich an, das jeweilige Ausgabemedium zu Testzwecken zunächst auf Druckkanal 1 zu verwenden. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit bereits im Preview-Fenster einen optischen Eindruck der endgültigen Ausgabe zu bekommen und evtl. Layoutfehler zu erkennen, bevor ein Dokument tatsächlich gefaxt wird. Das Preview-Fenster zeigt nur die Vorschau für Ausgaben über Druckkanal 1 an, für alle anderen Kanäle existiert kein Preview.

Damit infra:NET in einem RTF-Dokument eigene Makros finden und abarbeiten kann, müssen diese in doppelten eckigen Klammern eingeschlossen werden.

Das Makro [[$Pages]] wird durch die Anzahl der noch folgenden Dokumentseiten ersetzt.

RTF-Dokumente können zum Beispiel mit Microsoft Word oder Windows Write erstellt werden. Dabei werden alle gängigen Formatierungen für Schrift und Absatz übernommen. Im RTF-Dokument integrierte Grafiken werden z.Zt. nicht unterstützt. Logos etc. können über das Feld «Hintergrundbild» des Registers "Seitenlayout" auch auf dem Deckblatt ausgegeben werden.

Fax - Microsoft Fax (MAPI) verwenden Markierung

Wenn auf Ihrem Arbeitsplatz ein MAPI-kompatibler Fax-Client installiert ist, können Sie Faxe direkt über diese Schnittstelle versenden. Ist Ihre Fax-Software keine MAPI-kompatibler Fax-Client, so ist in der Regel zum Versenden von Faxen ein entsprechender Druckertreiber auf Ihrem Arbeitsplatz vorhanden. Ordnen Sie diesen Druckertreiber Ihrem infra-Ausgabemedium vom Typ "Fax" zu und löschen Sie das Häkchen in diesem Feld. infra:NET versendet Ihre Faxe dann über den Fax-Druckertreiber. Mit Hilfe des Fax-Deckblatts (siehe Feld «Fax-Deckblatt») ist es Ihnen dann evtl. möglich, die Fax-Nummer des Empfängers an Ihre Fax-Software zu übergeben. Konsultieren Sie dazu die Dokumentation zu Ihrer Fax-Software.

Beim Einsatz von Tobit FaxWare zum Beispiel kann die durch Tobit zu verwendende Fax-Nummer mit folgendem Kommando im RTF-Deckblatt angegeben werden:

@@NUMMER [[DBFIELD(KUNDE,Fax)]]@@

E-Mail - E-Mail-Adresse

Ähnlich der Fax-Nummer bei Ausgabemedien vom Typ "Fax" geben Sie in diesem Feld an, wie infra:NET die E-Mail-Adresse eines E-Mail-Empfängers für ein Ausgabemedium vom Typ "E-Mail" finden kann. Natürlich macht es auch hier nicht allzu viel Sinn, eine feste E-Mail-Adresse anzugeben. Daher kann auch hier wieder die Adresse über ein infra-Makro aus dem Kundenstamm gelesen werden.

E-Mail - E-Mail-Betreff

Um den Empfänger einer E-Mail über deren Inhalt zu informieren, bietet es sich an, in diesem Feld eine Bemerkung einzutragen. Auch die Bemerkung kann wieder infra-Makros enthalten, um zum Beispiel eine Auftragsnummer o.ä. in der Betreffzeile anzeigen zu können.

E-Mail - E-Mail-Vorspann

Neben dem eigentlich zu versendenden Dokument können Sie noch einen zusätzlichen Text in die E-Mail integrieren. Vor allem wenn Sie ein infra-Dokument als Anhang versenden, kommt es beim E-Mail-Empfänger gut an, wenn in der E-Mail außer dem Attachement noch ein paar nette einleitende Worte zu finden sind.

In diesem Feld geben Sie einen Pfad und einen Dateinamen einer Textdatei im ISO-Format an.

Die Datei sollte mit einem einfachen Editor und ohne irgendwelche Formatierungen erstellt worden sein, da viele Mailprogramme sonst Schwierigkeiten beim Empfangen Ihrer Mail haben könnten.

Beim Einsatz des infraMail-Plugins, siehe INI-Sektion [PLUGIN], kann die Datei auch im HTM-, HTML- und RTF-Format vorliegen.

Ein HTML-formatierter Text muss mit dem <html>-Tag beginnen, damit das Mail-Programm die Formatierung erkennt.

Eine HTM-/HTML-Datei kann sowohl eingebettete als auch verlinkte Grafiken (z.B. Logos), Links und formatierten Text enthalten.

Verlinkte Grafiken sollten mit dem direkten Pfad eingebunden sein, damit sie in der von infra:NET erzeugten Mail sichtbar sind, z. B. src=file://///Server2015/Infra/Infra/MailAB-Dateien/image001.jpg.

Die Textdatei wird übrigens ähnlich wie das RTF-Deckblatt beim Fax-Versand nach infra-Makros in doppelten eckigen Klammern durchsucht. So ist es möglich auch im eigentlichen E-Mail-Text variable Informationen unterzubringen.

E-Mail - Dokument als Anhang senden Markierung

Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, wird das erzeugte infra-Dokument mit allen Formatierungen und der Möglichkeit, es auf jedem Drucker auszudrucken, als Attachement - also als Anhang - versandt. Das hat den Vorteil, dass der E-Mail-Empfänger ein genauso schönes Dokument vor Augen hat wie Sie - mit allen Grafiken, Bildern und sonstigen Elementen. Damit der E-Mail-Empfänger das Dokument auch öffnen, anschauen und drucken kann, muss er den passenden Betrachter (Viewer) auf seinem Computer installiert haben. Der Viewer kann deshalb zusammen mit Ihrem Dokument verschickt werden. Mindestens einmal muss der Empfänger Ihrer E-Mail das Betrachterprogramm installieren. Dazu reicht ein Doppelklick auf das Programm (viewinst.exe).

Wenn Sie das Dokument nicht als Anhang versenden möchten, dann wird die Textinformation direkt in die zu versendende E-Mail kopiert. Das sieht zwar nicht toll aus, aber erfüllt bestimmt in manchen Fällen auch seinen Zweck. Der Vorteil: die E-Mail ist wesentlich kleiner und man kann den Inhalt sofort lesen.

E-Mail - Viewer als Anhang senden Markierung

Wenn Sie einem E-Mail-Empfänger zum ersten mal ein formatiertes Dokument als Anhang senden, sollten Sie zusammen mit dem Dokument das passende Betrachterprogramm (Viewer) versenden. Mindestens einmal muss der Empfänger Ihrer E-Mail das Betrachterprogramm installieren. Dazu reicht ein Doppelklick auf das Programm (VIEWINST.EXE). Um die Größe der E-Mails so gering wie möglich zu halten, können Sie bei allen weiteren E-Mails an den gleichen Empfänger den Viewer weglassen.

Der Viewer und das dazugehörige Installationsprogramm befindet sich nach der infra-Installation im Verzeichnis ...\Support. Über den Schlüssel "Viewer=" in der Sektion [PRINTENGINE] der Datei "SIBPPS.INI" findet das Drucksystem das Installationsprogramm für den Betrachter. Dieses Programm wird ggf. als Anhang per E-Mail versandt.

Fax-/E-Mail-Versand bei leerem Empfänger unterdrücken Markierung

Hier kann eingestellt werden, ob für das betroffene Medium die Fax- oder E-Mail-Ausgabe unterdrückt werden soll, wenn beim Druckvorgang keine Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse gefunden wird.

Ist beispielsweise im Feld «Faxnummer» ein Makroausdruck (mit LBUF oder DBFIELD) hinterlegt, der zum Zeitpunkt der Druckausgabe eine Faxnummer aus dem infra-Datenbestand liest, wird nur dann ein Fax versandt (bzw. an die Fax-Software übergeben), wenn z.B. für den Kunden oder Lieferanten tatsächlich eine Faxnummer hinterlegt ist.

Für den E-Mail-Versand gilt das gleiche bezogen auf das Feld «E-Mail Adresse».

Die Markierung wird nur dann ausgewertet, wenn im Feld «Faxnummer» oder «E-Mail Adresse» ein Makroausdruck hinterlegt ist. Sind diese Felder leer, wird die Fax- oder E-Mail-Ausgabe immer angestoßen, da das Druckprogramm davon ausgeht, dass die Eingabe der Empfängerfaxnummer oder E-Mail-Adresse erst im jeweils eingesetzten Fax-/E-Mail-Client eingegeben wird.

Hinweis

Eine Zusätzliche Möglichkeit die Fax- oder E-Mail-Ausgabe und auch andere Aktionen abhängig vom Medientyp auf einem Druckkanal temporär zu deaktivieren, wird durch die Verwendung des Druckoperators C:$SV("ChannelAction",0) innerhalb einer Drucksteuertabelle geboten (siehe Beschreibung in den infra-Systeminformationen, Kapitel "Drucksteuertabellen bearbeiten").