400 Verkauf (Auftragsverwaltung und Fakturierung) - AUF
Der Anwendungsbereich "400 Verkauf (Auftragsverwaltung und Fakturierung) -AUF" sorgt für eine effiziente Abwicklung der Aufgaben, die in der Auftragsabwicklung anfallen. Er umfasst die Abgabe eines Angebots, die Bearbeitung der Kundenaufträge vom Auftragseingang bis hin zur Auslieferung und Berechnung der gefertigten oder fremdbeschafften Produkte an den Kunden.
Im Anwendungsbereich AUF geht es ausschließlich um Kundenaufträge. Ein Kundenauftrag ist der Plan, eine bestimmte Menge eines Teils bis zu einem bestimmten Termin an einen Kunden zu liefern. Zu diesem Auftragsbestand werden Lagerabgänge wegen Auslieferung an Kunden oder Lagerzugänge wegen Rücklieferungen von Kunden gebucht. Schließlich werden die Kundenaufträge z.B. durch ihre Fakturierung erledigt und können dann aus dem Bestand gelöscht werden.
Aus den Kundenaufträgen, Bestellungen, Fertigungsaufträgen und Reservierungen errechnet sich der zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils (wahrscheinlich!) verfügbare Bestand.
Die Verwaltung der Kundenaufträge bietet die ganze Palette der betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten der Kundenauftragsabwicklung. Durch Auswahl einer geeigneten Auftrags- und Rechnungsart können alle in einem normalen Fertigungsbetrieb auftretenden Spezialfälle von Kundenaufträgen optimal abgewickelt werden.
In diesem Rahmen ist auch die Verwaltung folgender Daten möglich:
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Kundenstamm,
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Adressen,
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Textbausteine,
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Sonderpreise und Rabatte,
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Währungen,
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Erlöskonten.
Folgende Formulare können gedruckt werden:
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Angebote,
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Auftragseingangsbestätigungen,
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Auftragsbestätigungen,
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Ausfasslisten,
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Lieferscheine,
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Rechnungen und
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Gutschriften
Zusätzlich gibt es noch viele weitere Listen. Sie dienen der Auswertung der Daten und der internen Unterstützung des betrieblichen Ablaufs, zum Beispiel teileabhängige Verkaufsstatistik, Kundenauftragsbestandsliste und andere mehr.
Für Auswertungen des Kundenauftragsbestands stehen zahlreiche Listen zur Verfügung. Z.B.:
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Auftragsbestandsliste
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Mengenübersicht
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Verfügbarkeitsliste
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Liefervorschlagsliste
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Fakturierungsvorschlagsliste
Schema des Ablaufes der Auftragsverwaltung und Fakturierung
Zunächst sind die Kundenaufträge in 435 Aufträge bearbeiten zu erfassen. Hierzu können auch die Angebote, die in den Programmen 431 Angebote bearbeiten und 434 Angebote löschen oder als Auftrag übernehmen verwaltet werden, herangezogen werden.
Nach der Erfassung des Kundenauftrags kann vor Beginn der Abgangsbuchungen geprüft werden, ob die Teile auch rechtzeitig zum geplanten Liefertermin verfügbar sein werden. Die voraussichtlich nicht verfügbaren Teile müssen entweder gefertigt oder bestellt werden. Soweit die Verfügbarkeit gegeben ist, können die Aufträge bestätigt werden. Davor können bei Bedarf noch Auftragseingangsbestätigungen gedruckt werden. Nun folgen die Auslieferungsvorgänge mit dem Druck der Ausfasslisten, Lieferscheine und Rechnungen sowie die automatische Buchung der Entnahmen.
Es müssen nicht zwingend alle beschriebenen Verarbeitungsschritte durchlaufen werden. Wird ein Verarbeitungsschritt übersprungen, so erledigt der aktuelle Schritt auch die übersprungenen Schritte (ohne Papierdruck). Bei geeigneter Auftragsart ist der schnellste Weg die Auftragserfassung und anschließend sofort die Rechnungsschreibung mit integrierter Abgangsbuchung.
