428 Erlöskonten bearbeiten

428 Erlöskonten bearbeiten

Das Programm "428 Erlöskonten bearbeiten" ist ein Programm zur Stammdatenverwaltung.

Zur Weiterleitung der Rechnungsausgangsdaten an die Finanzbuchhaltung müssen die Umsätze nach Erlöskonten zusammengefasst werden. Die hierfür benötigten Erlöskonten können in diesem Programm bearbeitet werden.

Üblicherweise werden Umsätze mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen in den gängigen Finanzbuchhaltungen verschiedenen Erlöskonten zugeordnet. Aus diesem Grund kann das Erlöskonto nicht ohne weiteres im Teilestamm hinterlegt werden, da der Mehrwertsteuerschlüssel bei der Erlöskontofindung berücksichtigt werden muss. Nur falls auf unterschiedliche Mehrwertsteuerschlüssel ausnahmsweise verzichtet werden kann, zum Beispiel weil nur Inlandskunden vorhanden sind, kann der Einfachheit halber das Erlöskonto auch im Teilestamm hinterlegt werden.

Voraussetzung für die Arbeit mit diesem Programm

Die Organisation der EDV-Finanzbuchhaltung, an die die Daten von infra:NET übergeben werden sollen, muss genau festgelegt und dem Sachbearbeiter genau bekannt sein.
Eine Übergabe von Daten an die verwendete Finanzbuchhaltung muss möglich sein. Für Varial, IBM PC FIBU, PRO-FIB und viele andere Finanzbuchhaltungen ist jeweils eine Schnittstelle vorhanden. Zusätzlich existiert eine neutrale Schnittstelle.

Wenn eine weitere Finanzbuchhaltung verwendet werden soll, ist ein Übernahmeprogramm erforderlich, das die Daten aus der neutralen Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übernimmt.

Insbesondere ist auf folgende Daten bei der Organisation der Erlöskontofindung zu achten:

Erlöskonten gemäß der Finanzbuchhaltung, die mit infra:NET zusammenarbeiten soll und an die daher die Rechnungsausgangsdaten übergeben werden,
je Erlöskonto die zugehörigen Vorschriften, gemäß denen in der verwendeten Finanzbuchhaltung die Erlöse jeweils diesem Erlöskonto zugeordnet werden,
Definition der Mehrwertsteuerschlüssel über das Programm 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt,
Mehrwertsteuerkennzeichen im Kundenstamm (411.01 Kundenstamm bearbeiten: Allgemein - Feld «MwSt-Kennung»),
Mehrwertsteuerkennzeichen im Teilestamm (111.05 Teilestamm bearbeiten: Verkauf - Feld «MwSt-Kennung»),
Kennzeichen "Erlöskonto Kunde" im Kundenstamm (411.02 Kundenstamm bearbeiten: Fakturierung / FIBU),
Erlöskontokennung im Teilestamm (111.05 Teilestamm bearbeiten: Verkauf - Feld «Erlöskontokennung»).

Vorbelegung für Feld «Erlöskontokennung Teilestamm» in "431 Angebote bearbeiten" und "435 Aufträge bearbeiten"
"Erlöskontokennung Positionsrabatt" im Kundenstamm (411.02 Kundenstamm bearbeiten: Fakturierung / FIBU - Feld

«Erlöskonto») (für eigene Erlöskontofindung der Positionsrabatte). Vorbelegung für Feld «Erlöskontokennung Teilestamm» in "431 Angebote bearbeiten" und "435 Aufträge bearbeiten"
Erlöskontokennung in 423.03 Bearbeiten der Staffelpositionen bzw. Einzelpreise

Feld «Erlöskonto» (für eigene Erlöskontofindung der Z-Zeilen). Vorbelegung für Feld «Erlöskontokennung Teilestamm» in "431 Angebote bearbeiten" und "435 Aufträge bearbeiten"
Optional: Definition der Erlöskontobezeichnungen in "295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten" mit dem Textident "ERL".

Das Ziel ist, dass bei der Übergabe der Rechnungsausgangsdaten an die Finanzbuchhaltung (siehe 465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe) die Erlöse

auf die laut Finanzbuchhaltung korrekte Art,
den laut Kontenplan richtigen Erlöskonten

zugeordnet werden.

Die Erlöskontoermittlung für Pseudoteile erfolgt wie bei "aktiven" Teilen.

Ein Erlöskonto kann gemäß den Eintragungen, die in diesem Programm gemacht werden, wie folgt hinterlegt werden:

je Kunde (durch die Eingabe der Kundennummer und des Mehrwertsteuerschlüssels),
je Teil (durch die Eingabe der Erlöskontokennung aus dem Teilestamm) und
je Kunde und Teil (mit Eingabe der Kundennummer, der Erlöskontokennung aus dem Teilestamm sowie des Mehrwertsteuerschlüssels).

Der Mehrwertsteuerschlüssel muss auf jeden Fall eingetragen werden. Er ist der in 935 "Konfigurationsparameter AUF und MwSt" eingegebene Schlüssel für den dort zugewiesenen Mehrwertsteuersatz. Folgende Mehrwertsteuerschlüssel und Mehrwertsteuersätze sind (als Vorschlag) bereits Bestandteil von infra:NET:

M00: 0%, M03: 3%, M06: 6%, M07: 7%, M19: 19%

Näheres siehe 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt.

Ablauf der Erlöskontofindung

Es gibt drei Verfahren der Erlöskontofindung:

nach Kundennummer
unabhängig von der Kundennummer
nach Kundengruppe (als Alternative zu Kundennummer).

Das System durchsucht bei einem Programmlauf von "465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe" die Erlöskontodatei nach dem zutreffenden Finanzbuchhaltungserlöskonto. Hierbei unternimmt das System nacheinander maximal vier verschiedenartige Versuche, siehe "Reihenfolge der Erlöskontofindung". Sobald dabei ein passendes Finanzbuchhaltungserlöskonto gefunden wird, gilt das gefundene Erlöskonto und es wird nicht mehr weitergesucht.

Die Erlöskontofindung nach Kundengruppe wird über den Eintrag "KontoFindung =1" in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [AUF465] eingeschaltet. Die Kontofindung läuft in diesem Fall genauso ab, wie bei der Kontofindung nach Kundennummer mit gesetzter Markierung «Erlöskonto Kunde».

Dabei wird statt der Kundennummer die Kundengruppe verwendet.

Die Erlöskontofindung unabhängig von der Kundennummer funktioniert wie folgt: Über das Kennzeichen «Erlöskonto Kunde» in Datei 47 DISPAUF, Feld 33 (vorbelegt aus dem im Kundenstammsatz: Markierung «Erlöskonto Kunde» in 411.02 Kundenstamm bearbeiten: Fakturierung / FIBU - Datei 41, KUNDE, Feld 35) können bei der Erlöskontofindung kundenabhängige Erlöskonten ignoriert werden, obwohl für den Kunden ein Erlöskonto angelegt sein kann: Wird dieses Feld nämlich nicht markiert, so erfolgt keine kundenabhängige Erlöskontofindung. Diese Markierung ist bei der Kontofindung nach Kundengruppe ohne Bedeutung und wird immer als gesetzt betrachtet (siehe Einstellung "KontoFindung = 1" in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [AUF465]).

Egal, ob im Kundenstammsatz ("411 Kundenstamm bearbeiten") das Feld «Erlöskonto Kunde» markiert ist, das heißt, für alle Kunden und Vorsteuerschlüssel

Reihenfolge der Erlöskontofindung

Sofern zum Zeitpunkt der Auftragserfassung im Kundenstammsatz "411 Kundenstamm bearbeiten" das Feld «Erlöskonto Kunde» markiert ist:

Suche über Kundennummer und Erlöskontokennung im Teilestamm und Vorsteuerschlüssel
Suche über Kundennummer und Vorsteuerschlüssel
Egal, ob im Kundenstammsatz "411 Kundenstamm bearbeiten" das Feld «Erlöskonto Kunde» markiert ist, das heißt, für alle Kunden und Vorsteuerschlüssel
Suche über Erlöskontokennung im Teilestamm und Vorsteuerschlüssel
Übernahme der Erlöskontokennung im Teilestamm als Erlöskonto. In diesem Fall enthält "428 Erlöskonten bearbeiten" keinen Eintrag.

Es existiert somit nur ein Eintrag in "111 Teilestamm bearbeiten" - Register "Verkauf" - Feld «Erlöskontokennung»
Ist die Erlöskontokennung im Teilestamm leer, so kann keine Erlöskontofindung stattfinden. In "465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe" wird die Position entsprechend gekennzeichnet und nicht an die FIBU übergeben.

Ausnahmen: Abweichende Erlöskonten

Falls die Preisfindung über "423 Sonderpreise und Rabatte bearbeiten" vorgenommen wird und dort Zuschläge (bzw. Rabatte) über Z-Zeilen definiert wurden, sowie im Register "Allgemeine Daten" eine Erlöskontokennung eingegeben wurde, erfolgt bei allen oben angegebenen Schritten die Erlöskontofindung nicht anhand der Erlöskontokennung im Teilestamm, sondern anhand der Erlöskontokennung aus "423 Sonderpreise und Rabatte bearbeiten". Somit kann Zuschlägen (bzw. Rabatten) über Z-Zeilen ein von der zugehörigen Position abweichendes Erlöskonto zugewiesen werden.
Falls in "411 Kundenstamm bearbeiten" - Feld «Erlöskonto Rabatt» (Datei 41, Feld 94) eine Erlöskontokennung eingegeben wurde, erfolgt bei allen oben angegebenen Schritten die Erlöskontofindung nicht anhand der Erlöskontokennung im Teilestamm, sondern anhand der Erlöskontokennung aus "411 Kundenstamm bearbeiten". Somit kann Positionsrabatten ein von der zugehörigen Position abweichendes Erlöskonto zugewiesen werden.

Beispiele

In den folgenden Beispielen wird vorausgesetzt, dass die obigen Schlüssel und Kennzeichen verwendet werden. Die Beispiele dienen lediglich der Verdeutlichung des Prinzips. Was konkret eingegeben werden soll, ist dagegen streng von der Organisation der vorhandenen Finanzbuchhaltung abhängig.

1. Beispiel

In der Finanzbuchhaltung seien die Erlöse ausschließlich in Abhängigkeit von der Mehrwertsteuer und vom Kunden zu Erlöskonten zusammengefasst:

Für jeden Kunden müssen so viele Erlöskontosätze erfasst werden, wie unterschiedliche Mehrwertsteuerschlüssel bei der Arbeit mit infra:NET unter den firmenindividuellen Bedingungen vorkommen können (z.B. 5 siehe oben). Im Beispiel also fünf Sätze für die Schlüssel M00, M03, M06, M07, M16. Mehrere Kunden können natürlich demselben Finanzbuchhaltungserlöskonto zugeordnet sein.

2. Beispiel

In der Finanzbuchhaltung seien die Erlöse ausschließlich in Abhängigkeit von Mehrwertsteuerschlüsseln zusammengefasst:

In allen Kundenstammsätzen ist das Feld «Erlöskonto Kunde» nicht zu markieren (keine kundenabhängige Erlöskontofindung). In allen Teilestammsätzen ist jeweils dieselbe Erlöskontokennung einzutragen (vorbelegt mit "99999999").

Für alle MwSt-Schlüssel muss für diese Erlöskontokennung je ein Erlöskontosatz angelegt werden.

Beschreibung der Bildschirmfelder

Die Eingabefelder im oberen Bereich dienen der Anwahl des zugehörigen Finanzbuchhaltungserlöskontos und kennzeichnen es für die automatische Erlöskontofindung (siehe oben).

Kunde

Kundennummer des Kunden, dem bei der automatischen Erlöskontofindung das Finanzbuchhaltungserlöskonto zugeordnet werden soll. Leerzeichen sind in diesem Feld in allen Sätzen erforderlich, wenn bei der verwendeten Finanzbuchhaltung keine kundenabhängige Erlöskontofindung stattfindet (siehe oben).

Hinweis

Mit der Einstellung "KontoFindung = 1" in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [AUF465], kann eine kundengruppenabhängige Kontofindung konfiguriert werden. In diesem Fall muss hier die Kundengruppe angegeben werden.

Kundenbezeichnung Anzeige

Hier erscheint nach Eingabe der Kundennummer die zugehörige "Bezeichnung 1" der Standard-Adresse des Kunden (411 Kundenstamm bearbeiten).

Erlöskontokennung

Das Feld bezieht sich auf die Erlöskontokennung aus dem Teilestamm. Sie dient der teileabhängigen Erlöskontofindung (Beispiel siehe oben). Bei teileunabhängiger Erlöskontofindung sind Leerzeichen eintragen.

Mehrwertsteuerschlüssel

Der Mehrwertsteuerschlüssel (zum Beispiel "M00", "M07", "M19") ergibt sich aus den beiden Mehrwertsteuerkennzeichen im Teile- und Kundenstamm.

Je Mehrwertsteuerschlüssel existiert ein zugehöriger Mehrwertsteuersatz. Diese Mehrwertsteuersätze (z.B. 0%, 7%, 19%) können in 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt bearbeitet werden. Eingegebene Kleinbuchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt.

Text für MwSt-Schlüssel Anzeige

Hier wird der Text des Mehrwertsteuerschlüssels ausgegeben.

FIBU-Erlöskonto

Hier ist das Finanzbuchhaltungserlöskonto einzugeben. Es wird durch die übrigen Eingabefelder gekennzeichnet. Es ist darauf zu achten, dass genau das Finanzbuchhaltungserlöskonto eingegeben wird, das gemäß der Organisation der verwendeten Finanzbuchhaltung korrekt ist.

Text für FIBU-Erlöskonto

Eingabe der Kontobezeichnung. Die Kontobezeichnungen können auch in 295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten mit dem Textident ERL bearbeitet werden.