411.01 Kundenstamm bearbeiten: Allgemein

411.01 Kundenstamm bearbeiten: Allgemein

Beschreibung der Bildschirmfelder

Kundennummer

Eingabe der Kundennummer, zu der ein Kundenstammsatz erfasst oder geändert werden soll. Die Kundennummer ist Schlüsselbegriff in der Kundenstammdatei und kennzeichnet einen Kundenstammsatz eindeutig. Für dieses Feld ist eine Eingabe erforderlich. Beim Wechsel in den Modus ÄNDERN wird die zuletzt bearbeitete Kundennummer angezeigt. Die Kundenstammdaten können mit Hilfe von "417 Übergabe Kundenstamm an FIBU" in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Kundenbezeichnung 1

Die Kundenbezeichnung 1 bildet die erste Zeile der Standard-Adresse des Kunden. Hier sind die für die erste Zeile der Adresse benötigten Daten einzugeben, z.B. Name, Firma.

Kundenbezeichnung 2

Die Kundenbezeichnung 2 bildet die zweite Zeile der Standard-Adresse des Kunden. Hier sind die für die zweite Zeile der Adresse benötigten Daten einzugeben, z.B. Branche

Kundenbezeichnung 3

Die Kundenbezeichnung 3 bildet die dritte Zeile der Standard-Adresse des Kunden. Hier sind die für die dritte Zeile der Adresse benötigten Daten einzugeben, z.B. Einkaufsabteilung.

Straße

In diesem Feld kann die Straße und Hausnummer der Firma des Kunden eingegeben werden. Hat der Kunde ein Postfach, so ist in dieses Feld «Postfach:» und die Nummer des Postfachs des Kunden einzugeben oder es werden die nachfolgend beschriebenen Postfachangaben benutzt.

Postfach verwenden Markierung

Entscheidung, ob die normale Anschrift mit «Straße» oder die Postfachanschrift («Postleitzahl zum Postfach» und «Postfachnummer» mit ggf. vorangestelltem Text (z.B. "Postfach") verwendet werden soll. Der Text "Postfach" kann in der Sektion [ADDRESS] hinterlegt werden, siehe dortige Beschreibung der Platzhalter %Street% und %ZIP%:

siehe dortige Beschreibung der Platzhalter %Street% und %ZIP%:

Markierung aus	normale Anschrift
Markierung ein	Postfachanschrift

(Postleitzahl zum Postfach)

Ist die Adresse eine Postfachanschrift, so ist in dieses Feld die Postleitzahl des Postfachs (PLZ) einzugeben.

Hinweis:

Dieses und das Feld «Postfachnummer» müssen bei Verwendung der Postfachanschrift unbedingt eingegeben werden.

(Postfachnummer)

Ist die Adresse eine Postfachanschrift, so ist in dieses Feld die Nummer des Postfachs einzugeben.

Ausnahme:

Bei Großkunden kann die Postfachanschrift nur aus der «Postleitzahl zum Postfach» bestehen. In diesem Fall wird keine «Postfachnummer» eingegeben.

Länderkennzeichen

Das Kennzeichen enthält die Information über den Staat, in dem die Firma des Kunden ansässig ist. Das Länderkennzeichen wird für die Bildung von Adressen laut INI-Einstellung je Land in Sektion [ADDRESS] und die Bestimmung von Inland verwendet.

Siehe auch Kapitel 43A.028 Steuerfreie EU-Lieferung/Dienstleistungbzw. steuerfreie Ausfuhrlieferung.

Postleitzahl

Hier ist die Postleitzahl der Anschrift einzugeben. Sie ist sechsstellig, um auch ausländische Anschriften zu ermöglichen.

Ort

Hier ist der Ort der Anschrift einzugeben.

Postleitzahlzusatz

Zusatz zur Postleitzahl, der je nach Adressaufbereitung ausgegeben wird, zum Beispiel in den USA "Charlotte, NC 28241" (siehe Sektion [ADDRESS] in der SIBPPS.INI-Datei, über die die Adressaufbereitung gesteuert wird).

Bundesland (nach Postleitzahlzusatz)

Weiterer Zusatz zur Postleitzahl, der je nach Adressaufbereitung ausgegeben wird, zum Beispiel in den USA "Charlotte, NC 28241" mit Bundesland „NC“ (siehe Sektion [ADDRESS] in der SIBPPS.INI-Datei, über die die Adressaufbereitung gesteuert wird).

Telefon / Fax

Hier kann die Telefonnummer und die Fax-Nummer des Kunden eingegeben werden. Die Angaben dienen der Information und sind nicht Bestandteil der Adresse auf Formularen. Sie werden auf Adresslisten ausgegeben.

Mobilfunk

Hier kann die Mobilfunknummer des Kunden eingegeben werden. Sie dient der Information und ist nicht Bestandteil der Adresse auf Formularen. Sie wird auf Adresslisten ausgegeben.

E-Mail

Hier kann die E-Mail-Adresse des Kunden eingegeben werden. Sie dient der Information und ist nicht Bestandteil der Adresse auf Formularen.

Internet

Hier kann die Internetadresse des Kunden eingegeben werden. Sie dient der Information und ist nicht Bestandteil der Adresse auf Formularen.

Vertreter

Hier ist die Vertreternummer des Vertreters einzugeben, der in der Regel für den betreffenden Kunden zuständig ist. Dieser Vertreter wird dann bei der Angebots- und Auftragserfassung nach Eingabe der Kundennummer vorgeschlagen. Für die eingegebene Vertreternummer muss ein Kundenstammsatz mit Hilfe von "411 Kundenstamm bearbeiten" angelegt sein bzw. werden. Dieser Kundenstammsatz ist im Feld «Kundenart» mit "V = Vertreter" zu kennzeichnen. Rechts neben der Vertreternummer wird ggf. die "Bezeichnung 1" des Vertreters angezeigt.

Vertreter 2

Hier ist die Vertreternummer des Vertreters 2 einzugeben, der für den betreffenden Kunden zuständig ist. Die Angaben werden in den Angebotskopf übernommen.

Kundennummer für Versand-Verweis

Zuweilen soll die Ware nicht an die im Kundenstammsatz gespeicherte Standard-Adresse, sondern an eine besondere Versandadresse versandt werden. Hierfür kann auf eine besondere Adresse verwiesen werden.

Dies ist der erste Teil des Verweises auf eine Versandadresse (abweichend von der Standard-Adresse). Es handelt sich hier lediglich um eine Vorbelegung für die Auftragserfassung. Bei der Auftragsbearbeitung (435 Aufträge bearbeiten) kann daher bei Bedarf ein anderer Verweis angelegt werden.

Ein solcher Verweis besteht aus der Kundennummer und der Adressnummer. Wird kein Verweis eingetragen, gilt die Standard-Adresse des bearbeiteten Kundenstammsatzes. Die Adressen, auf die hier verwiesen wird, werden gesondert im Programm bearbeitet.

Adressnummer für Versand-Verweis

Dies ist der zweite Teil des Verweises auf eine Versandadresse (als Vorbelegung bei der Auftragserfassung). Zu einer Kundennummer können mehrere Adressen existieren. Eine Adresse ist durch die Kombination Kundennummer und Adressnummer eindeutig gekennzeichnet.

Ist die Adressnummer gleich " ", so ist damit die Standard-Adresse der angegebenen Verweiskundennummer angesprochen.

Die Adressen, auf die hier verwiesen wird, werden gesondert im Programm bearbeitet. Eingegebene Kleinbuchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt.

Kundenbezeichnung Versand Anzeige

Wenn ein Verweis eingetragen wurde, wird hier die erste Zeile der Verweisadresse angezeigt.

Kundennummer für Rechnungsverweis

Falls die Rechnung an eine Person (Kunde) oder an einen Verband geschickt werden soll, die vom aktuell angezeigten Kunden abweicht, kann hier die betreffende Kundennummer eingegeben werden. Es handelt sich hier um den ersten Teil des Verweises auf eine Rechnungsadresse. Die Funktionsweise ist bei den Beschreibungen der Felder «Versand an» beschrieben.

Adressnummer für Rechnungsverweis

Es handelt sich hier um den zweiten Teil des Verweises auf eine Rechnungsadresse. Die Funktionsweise ist bei den Beschreibungen der Felder «Versand an» beschrieben.

Kundenbezeichnung Rechnung Anzeige

Wenn ein Verweis eingetragen wurde, dann wird hier die erste Zeile der Verweisadresse angezeigt.

Kundennummer für Auftragsbestätigungsverweis

Falls die Auftragseingangsbestätigung und/oder Auftragsbestätigung an eine Person (Kunde) oder an einen Verband geschickt werden soll, die vom aktuell angezeigten Kunden abweicht, kann hier die betreffende Kundennummer eingegeben werden. Es handelt sich hier um den ersten Teil des Verweises auf eine Auftragsbestätigungsadresse. Die Funktionsweise ist bei den Beschreibungen der Felder «Versand an» beschrieben.

Adressnummer für Auftragsbestätigungsverweis

Es handelt sich hier um den zweiten Teil des Verweises auf eine Auftragsbestätigungsadresse. Die Funktionsweise ist bei den Beschreibungen der Felder «Versand an» beschrieben.

Kundenbezeichnung Auftragsbestätigung Anzeige

Wenn ein Verweis eingetragen wurde, dann wird hier die erste Zeile der Verweisadresse angezeigt.

Kundennummer für Statistikverweis

Es handelt sich hier um den Verweis auf einen anderen Kundenstammsatz (abweichend vom aktuellen Kundenstammsatz), auf den die Verkaufsstatistik gerechnet werden soll. Im Gegensatz zu den beiden anderen Verweisen besteht der Statistikverweis ausschließlich aus einer Kundennummer. Es kann von Interesse sein, dass die Statistik nicht bezogen auf die einzelne Kundennummer, sondern bezogen auf eine beliebige andere gerechnet wird. Diese fasst mehrere Kunden zu statistischen Zwecken zusammen.

Kundenbezeichnung Statistik Anzeige

Wenn ein Verweis eingetragen wurde, dann wird hier die erste Bezeichnung angezeigt.

Kundennummer für Preisfindung

Es handelt sich hier um den Verweis auf einen anderen Kundenstammsatz (abweichend vom aktuellen Kundenstammsatz), der für die Preisfindung verwendet werden soll. Der Verweis besteht ausschließlich aus einer Kundennummer.

Es kann von Interesse sein, dass die Preisfindung über eine eigene Kundennummer läuft, z.B. wenn die Niederlassungen eines Konzerns als eigene Kunden geführt werden, die Preisfindung jedoch über die Kundennummer der Konzernmutter vorgenommen werden soll.

Die Angabe wird in den Auftragskopf übernommen (siehe dort Bereich "Kunde für Preisfindung“ im Register 435.05 Register "Auftragsdaten").

Mit der Kundennummer (sofern nicht leer) arbeiten folgende Programme anstelle der "normalen" Kundennummer für die Preisfindung:

Je nach INI-Einstellung "ExtTnrFeld183" in Sektion [AUF435] wird auch die externe Teilenummer über die neue Kundennummer ermittelt, auch in 43A Belege drucken.

Achtung:

Die Preisfindung über diese Kundennummer bezieht sich nur auf die Ebenen in "423 Sonderpreise und Rabatte bearbeiten" mit Beteiligung der Kundennummer, nicht auf Ebenen mit Preislisten.

Preislisten werden somit nur dann bei der Preisfindung berücksichtigt, wenn sie im Kopf eingetragen sind (Vorbelegung aus dem aktuellen Kundenstammsatz).

Preislisten werden aus dem Kundenstammsatz vorbelegt bzw. übernommen, auf den hier verwiesen wird.

Kundenbezeichnung Preisfindung Anzeige

Wenn ein Verweis eingetragen wurde, dann wird hier die Bezeichnung angezeigt.

Ansprechpartner Auswahlliste

Hier kann der Ansprechpartner ausgewählt werden, der als Vorbelegung für die Auftragserfassung dient. Der Ansprechpartner verweist auf einen Mitarbeiter beim Kunden, der als Ansprechpartner für die eigene Firma zuständig ist. Die Ansprechpartner werden in diesem Programm (Register 411.06 Kundenstamm bearbeiten: Gesprächsnotizen) verwaltet oder über 418 Ansprechpartner bearbeiten. Hinter dem ausgewählten Ansprechpartner wird die Telefonnummer des Ansprechpartners angezeigt.

Währung Auswahlliste

Diese Währung wird bei der Erfassung der Auftragskopf-Daten vorbelegt und steht für die Währung, in der der Auftrag gerechnet wird. Die Währungen und ihre Wechselkurse können in 426 Währungen bearbeiten bearbeitet werden. Eingegebene Kleinbuchstaben, bis auf Umlaute, werden in Großbuchstaben umgewandelt. Leerzeichen stehen für Landeswährung

Suchbegriff Kunde

Eingabe eines frei wählbaren Suchbegriffs, mit dem die Kundenstammsätze zusätzlich gekennzeichnet und gegebenenfalls auch zu Gruppen zusammengefasst werden können. Er ist vom "Suchbegriff Auftrag" zu unterscheiden (435 Aufträge bearbeiten). Der Suchbegriff kann insbesondere bei der Auffindung eines bestimmten Stammsatzes über die Auskunft von Nutzen sein. Eingegebene Kleinbuchstaben, bis auf Umlaute, werden in Großbuchstaben umgewandelt.

Achtung

Bei Sortierfolge = "Suchbegriff" werden in "412 Kundenstammliste" und "413 Kundenstammblatt" Stammsätze mit leerem Suchbegriff nicht ausgegeben.

Kundenart

In der Kundenstammdatei werden nicht nur die Daten der Kunden abgespeichert, sondern auch die Daten der Vertreter. Diese zwei verschiedenen Arten der Kundenstammsätze werden durch den Inhalt des Feldes «Kundenart» voneinander unterschieden:

" ": Kunde
V: Vertreter
Sonstiges: Interessent etc.

Eingegebene Kleinbuchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt. Innerhalb der Auftrags- und Angebotsbearbeitung wird der Anwender gewarnt, wenn eine Kundenart ungleich " " auftritt (siehe Einleitung 410 Kundenstamm, Abschnitt "Kunde und Vertreter"). Bei Kommissionierung warnt das System, wenn die Kundenart ungleich "V" ist.

Kundengruppe

Die Kundengruppe dient der Zusammenfassung gleichartiger Kunden. Nach der Kundengruppe kann dann in den Auswertungsprogrammen selektiert werden, um alle Kunden der gewünschten Gruppe auszuwählen. Mögliche Kundengruppen wären z.B. Einkaufsverband, Verkaufsverband.

Kundenstatus Auswahlliste

Status des Kundenstammsatzes. Nur für einen Kunden mit Kundenstatus "aktiv" können Angebote und Aufträge erfasst werden.

aktiv

Der Kundenstammsatz ist aktiv.
prüfbar

Der Kundenstammsatz ist auf Löschbarkeit zu prüfen. Der Stammsatz kann mit "414 Kundenstamm löschen" auf Löschbarkeit geprüft werden.

Der betreffende Kundenstammsatz kann nur noch bedingt bearbeitet werden.
löschbar

(inaktiv) Dieses Kennzeichen wird vom System bei einem Prüflauf von "414 Kundenstamm löschen" gesetzt. Ein solcher Stammsatz wird

bei einem Löschlauf von "414 Kundenstamm löschen" gelöscht.

Diverser Kunde Markierung

Über diese Kennzeichen kann gesteuert werden, ob der Kundenstammsatz für genau einen Kunden oder für beliebig viele Kunden gelten soll. Dies hat beispielsweise auch Auswirkungen auf Verkaufsstatistik oder Erlöskontofindung.

Markierung ein	Der Kundenstammsatz bezieht sich auf beliebig viele verschiedene Kunden. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, Laufkundschaft unter einem Kundenstammsatz zu führen. Für diese Kunden wird dann eine gemeinsame Verkaufsstatistik geführt. Für alle Kunden findet die gleiche Erlöskontofindung statt (sofern kundenbezogen). Bei solchen "diversen" Kundenstammsätzen muss auf folgendes geachtet werden:
	•	Die Standard-Adresse dient nur als Feld zur näheren Bezeichnung der Art der diversen Kunden, die unter der Kundennummer des betreffenden Kundenstammsatzes zusammengefasst werden sollen. Der Inhalt des Feldes «Bezeichnung 2» könnte zum Beispiel der Text "Laufkundschaft" sein.
	•	Wird innerhalb der Auftragsbearbeitung - Programme "431 Angebote bearbeiten" und 435 Aufträge bearbeiten - eine Kundennummer eingegeben, die als divers im Stamm gekennzeichnet ist, so erscheint ein Fenster in dem die Adressen erfasst werden können. Sie werden dann automatisch in der Adressdatei unter einer freien Adressnummer abgespeichert.
	•	Wird ein Auftrag gelöscht, so löscht das System auch die zugehörigen Adressen.
Markierung aus	Der Kundenstammsatz bezieht sich genau auf einen Kunden.

Liefersperre Markierung

Wenn eine Liefersperre vorliegt, können für Aufträge dieses Kunden weder Auftragseingangsbestätigung, Auftragsbestätigungen noch Lieferscheine noch Rechnungen gedruckt werden.

Siehe aber INI-Einstellungen und REtrotzSperre und REPROtrotzSperre in Sektion [AUF43AR] für den Rechnungsdruck und AFLtrotzSperre in Sektion [AUF453] für die Ausfassliste.

Markierung ein	Es liegt eine Liefersperre vor.
Markierung aus	Es liegt keine Liefersperre vor.

Teillieferung Markierung

Bei aktivierter Markierung sind Teillieferungen je Position zulässig. Das Feld wird aus dem Kundenstamm im Auftragskopf vorbelegt und kann von dort in die Auftragspositionen übernommen werden. Wenn keine Teillieferungen erwünscht sind, wird in den Positionen eine Fehlermeldung ausgegeben, sofern bereits geliefert wurde oder die Restmenge nicht der zu liefernden Menge entspricht.

Sprachkennzeichen Auswahlliste

Dieses Sprachkennzeichen wird bei der Erfassung der Auftragskopf-Daten vorbelegt. Für den internationalen Schriftverkehr können die Texte, die auf Formularen innerhalb infra:NET erscheinen, mehrsprachig verwaltet werden. Die Texte werden in 421 Textbausteine bearbeiten oder im Register 411.03 Kundenstamm bearbeiten: Texte bearbeitet. Leerzeichen stehen für die Landessprache. Die im Standard angebotene Auswahlliste wird aus Datei 123 (Schlüssel SPR) gefüllt. (siehe Sektion [FillControl] in der Datei SIBPPS.INI).

Erfassdatum / Sachbearbeiter Anzeige

In diesen Feldern wird angezeigt, wann und durch welchen Sachbearbeiter der Kunde erfasst wurde. Die Felder werden automatisch aktualisiert.

Änderungsdatum / Sachbearbeiter Datumsfeld / Anzeige

In diesen Feldern wird angezeigt, wann und durch welchen Sachbearbeiter die letzte Änderung stattgefunden hat. Im Modus ERFASSEN werden das Änderungsdatum mit dem Tagesdatum und der Sachbearbeiter mit dem angemeldeten Sachbearbeiterkürzel vorbelegt. Die Felder werden automatisch aktualisiert.

Provisionssatz

Dieses Feld betrifft normalerweise nur die Vertreterstammsätze. Zu jedem Vertreter kann sein Provisionssatz hinterlegt werden. Dieser wird dann bei der Auftragserfassung vorgeschlagen, wenn dieser Vertreter eingegeben wird. Wird kein Vertreter eingegeben, erfolgt die Vorbelegung aus dem jeweiligen Kundenstammsatz.

Provision 2

Dieses Feld betrifft den Provisionssatz für Vertreter 2.

Priorität

Die Priorität wird beim Erfassen eines Auftrags in den Auftragskopf übernommen von dort in die Positionen (siehe auch Verwendung im Programm 442 Verfügbarkeitsliste).

Sachbearbeiter Markierung

Der Sachbearbeiter wird beim Erfassen eines Auftrags als Sachbearbeiter in den Auftragskopf übernommen.

Satz geschützt Markierung und Anzeige «Sachbearbeiter»

Markierung ein

Der Datensatz ist vor Änderungen durch andere Mitarbeiter geschützt. Nur der hinter der Markierung angezeigte Sachbearbeiter darf Änderungen vornehmen. Wird die Markierung im Änderungsmodus gesetzt, so wird der zuständige Sachbearbeiter erst nach Betätigung der Schaltfläche [ Ok ] aus dem Sachbearbeiterkürzel des angemeldeten Benutzers versorgt. In einer Ausnahmeliste können die Felder hinterlegt werden, die trotz aktiver Markierung «Satz geschützt» von anderen Benutzern geändert werden dürfen (siehe dazu auch Beschreibung der Schlüsselworte "UnlockedFields", "LockField" bzw. "LockFieldSB" in den infra-Systeminformationen)

Markierung aus

Änderungen sind für alle Benutzer zulässig.

Branche

Das Feld ist im Standard als „normales“ Eingabefeld zu finden.

Eine Umwandlung in eine Auswahlliste mit zulässigen Branchen ist mit den infra-Standardtools möglich (Dialogeditor und Füllen von Auswahllisten über INI-Einstellungen in Sektion [FillControl]).

Ein Beispiel ist in der SIBPPS.INI auskommentiert unter Sektion [FillControl] über den Eintrag AUF411_1_356 zu finden.

E-Mail-Rechnung

Angabe einer Mail-Adresse, unter der der Kunde Rechnungen empfangen möchte. Im Standard wird diese Adresse für den Versand von E-Rechnungen verwendet.43A.X Elektronische Rechnung (ZUGFeRD/xRechnung)

Diese Mail-Adresse wird nur verwendet, wenn entweder keine explizite Rechnungsadresse für einen Auftrag hinterlegt wurde oder in der Rechnungsadresse keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand angegeben ist.

E-Mail-Mahnung

Hier kann eine ggf. abweichende Mail-Adresse angegeben werden, an die Mahnungen für diesen Kunden verschickt werden können. Im Standard wird diese Adresse bisher nicht verwendet.

E-Rechnung Auswahlliste

Wenn der Kunde eine elektronische Rechnung bekommen soll, kann hier das zu verwendende Format ausgewählt werden (ZUGFeRD oder xRechnung). Das ZUGFeRD-Format ist eine lesbare PDF-Datei zur Langzeitarchivierung mit eingebetteter maschinenlesbarer XML-Datei (factur-x.xml). Die xRechnung dagegen ist eine reine nur maschinenlesbare XML-Datei. 43A.X Elektronische Rechnung (ZUGFeRD/xRechnung)

Diese Angabe wird nur verwendet, wenn entweder keine explizite Rechnungsadresse für einen Auftrag hinterlegt wurde oder in der Rechnungsadresse nichts im Feld "E-Rechnung" eingestellt ist.

Hinweis: Die Erzeugung von E-Rechnungen auf Basis dieser Angabe setzt einige Konfigurationsschritte in der infra:NET-Anwendung voraus - bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator oder infra:NET Berater.

Symbolleistenfunktionen

Seriendruck aus dem Kundenstamm

Aus dem Kundenstamm "414 Kundenstamm löschen" kann über die Symbolleiste ein Seriendruck mit Microsoft Word gestartet werden. Voraussetzung für diese Funktion ist die Installation von Microsoft Word und die Einträge in die GUI-Dateien der jeweiligen Benutzer aus der SERIENBRIEF.GUI, die sich im Verzeichnis …\GRAFIK\PROT befindet. Über die Symbolleiste wird das Selektionsfenster der Auskunft "Kunde nach Kundennummer" geöffnet und die Kundennummer des angezeigten Kundenstamms wird in das von- und in das bis-Feld übernommen. Die Selektion kann beliebig verändert werden. Über die Symbolleiste wird die Serienbrieferstellung über Microsoft Word gestartet.

Details über die Einrichtung und zum Ablauf entnehmen Sie bitte den infra-Systeminformationen im Kapitel "Beispiel Seriendruck über Microsoft Word".