465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe
Das Programm "465 Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe" ist ein Druckprogramm.
Es dient zur Ausgabe von Rechnungsausgangslisten sowie der Übernahme der Rechnungsausgangsdaten in die Finanzbuchhaltung. Zusätzlich können auch fehlende Rechnungsnummern ausgegeben werden (siehe Abschnitt "Nummern prüfen").
Neben der Übergabe der Rechnungsausgangsdaten an eine Finanzbuchhaltung ist es möglich, die Rechnungsausgangsdaten an eine Schnittstellendatei für eine Factoringbank zu übergeben (Einstellungen in der Datei SIBPPS.INI).
Hinweise
Die stornierten Rechnungen werden nur in der Liste der fehlenden Rechnungsnummern (siehe unter Schaltfläche [ Nummern prüfen ]) ausgewiesen. Eine Ausgabe/Übergabe mit der Rechnungsausgangsliste erfolgt nicht.
Die Rechnungsausgangsliste darf nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern gestartet werden und nicht zusammen mit der Stornierung von Rechnungen (Menü 46S).
Achtung
Die Übergabe der Rechnungseingangsdaten an eine Finanzbuchhaltung / an eine Factoringbank ist nur dann möglich, wenn die Komponente "FIBULink-D" lizenziert ist.
Innerhalb der Finanzbuchhaltung werden für die Debitorenbuchhaltung die Rechnungsausgangsdaten benötigt. Diese Daten aus infra:NET können entweder in eine neutrale Schnittstellendatei oder in Dateien für die in der Auswahlliste aufgeführten Finanzbuchhaltungen ausgegeben werden. Die Satzaufbauten der Schnittstellendateien sind in dem Dokument FIBU.PDF beschrieben (Verzeichnis DOKU/STB).
Die Debitorennummer aus der Finanzbuchhaltung ist gleichbedeutend mit der Kundennummer in infra:NET. Es kann aber auch eine von der infra-Kundennummer abweichende Debitorennummer übergeben werden (Einstellungen in der Datei SIBPPS.INI).
Ein Protokoll der ausgegebenen Datensätze wird erzeugt. In der Differenzbuchung werden alle Felder bis auf die MwSt-Felder versorgt.
Mit der Übernahme der Daten in eine neutrale Schnittstellendatei besteht die Möglichkeit die Daten in einer beliebigen Finanzbuchhaltung weiterzuverarbeiten. Dabei wird eine sequentielle ASCII-Datei mit allen relevanten Daten erzeugt (Voreinstellung = Laufwerk\INFRA\GRAFIK\MODUL\WIN32\FIBU.UEB).
In "479 Verkaufsstatistik/ Rechnungsausgang löschen"  können die Rechnungsausgangsdaten wieder gelöscht werden.
Schaltfläche [ Nummern prüfen ]
Über die Schaltfläche [ Nummern prüfen ] werden die Belegnummern ausgewiesen, zu denen es keine oder durch Abbruch nicht vollständig erzeugte Rechnungsausgangssätze gibt. Auch die stornierten Rechnungen werden hier ausgewiesen. Nach dem Betätigen der Schaltfläche wird die Rechnungsausgangsdatei geprüft. Dabei werden von allen Angaben im Programmfenster nur die Selektionen "Rechnungsdatum von/ bis" und "Rechnungsnummer von/ bis" berücksichtigt. Auch die Markierung ist unwirksam. Die Prüfung erfolgt nur innerhalb der vorhandenen Nummernblöcke (Rechnungen und / oder Gutschriften). Bei Selektion von niedrigsten Werten bis zu höchsten Werten werden alle Rechnungsausgänge geprüft. Wird die Prüfung mit "Rechnungsnummer von" eingeschränkt, werden nur die vorhandenen Rechnungsnummern ab der kleinsten vorhandenen Rechnungsnummer innerhalb der Selektion geprüft. Bei einer Einschränkung mit "Rechnungsnummer bis" wird die Prüfung nach dem Erreichen der letzten vorhandenen Nummer vorzeitig beendet.
Beispiel:
Selektion Rechnungsnummern von 1000 bis 5000; vorhandener Nummernblock von 2230 bis 3695 und Nummer 3120 fehlt. Das ergibt eine Prüfung von 2230 bis 3695. Das heißt, es werden keine fehlenden Nummern von 1000 bis 2229 und von 3695 bis 5000 ausgewiesen. Es wird nur die fehlende Nummer 3120 ausgegeben.
Folgendes kann in 935.14 FIBU-Anschluss konfiguriert werden:
  • Ob die Liste mit oder ohne Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung erfolgen soll. Ist eine Übergabe an die Finanzbuchhaltung nicht erwünscht (Feld «mit FIBU-Anschluss» nicht markiert) wird das Feld «Übergabe an» zur Auswahl der gewünschten FIBU-Schnittstelle nicht auf dem Bildschirm ausgegeben.
  • Ob auch Rechnungspositionen mit Wert 0 (sog. Null-Sätze) in die Rechnungsausgangsdatei übertragen werden sollen.
  • Zudem können Laufwerk, Pfad und Dateinamen der Dateien, in die die Daten übergeben werden sollen, angegeben werden.
Achtung
  • Innerhalb infra:NET sind Buchstaben in den Kundennummern sowie in den Erlöskonten erlaubt. Diese "Debitorennummern" und "Erlöskonten" können von den meisten Finanzbuchhaltungen (Varial,  IBM PC FIBU) nicht übernommen werden (siehe dazu auch Kapitel 410 Kundenstamm).
  • Die Übergabe der Daten in die Schnittstellendatei erfolgt in Landeswährung.
  • Bedingt durch die positionsweise Berechnung von Rabatten und Umsatzsteuer können in der Rechnungsausgangsliste Differenzen zur Rechnung auftreten.
    Wenn dies der Fall ist, wird diese Differenz mit dem Endbetrag ausgegeben. Die Differenz kann dann automatisch oder manuell in der Finanzbuchhaltung korrigiert werden.
  • Aufträge der Rechnungsart "Muster ohne Wert" werden ausgegeben. Es erfolgt jedoch keine Übergabe an die FIBU. Die Rechnungsbeträge werden bei der Gesamtsumme nicht berücksichtigt.
  • Vor dem Aufruf der Online-Schnittstelle (bitte beim Servicepartner nachfragen) wird im Puffer 257 die VESR-Codierzeile für Einzahlungsscheine aufbereitet (siehe dazu Beschreibung im Kapitel 463 Rechnungen drucken).
Beschreibung der Bildschirmfelder
Probelauf     Markierung
Markierung ein
Es wird ein Probelauf durchgeführt. Die Daten werden nicht in die Schnittstellendatei / -dateien übergeben.
Markierung aus
Es wird ein Echtlauf mit Übergabe der Rechnungsausgangsdaten in die Schnittstellendatei / -dateien durchgeführt.
Wiederholen     Markierung
Mit diesem Feld kann bestimmt werden, ob schon im Echtlauf bearbeitete Daten wiederholt bearbeitet werden sollen oder nicht.
Markierung ein
Es werden zusätzlich alle Rechnungspositionen, die schon im Echtlauf bearbeitet worden sind, noch mal bearbeitet.
Markierung aus
Es werden nur Positionen bearbeitet, die noch nicht im Echtlauf bearbeitet wurden.
Verdichten     Markierung
Mit diesem Feld kann bestimmt werden, ob die entsprechenden Daten verdichtet werden sollen.
Markierung ein
Es wird verdichtet. Zusätzlich erfolgt nur eine Ausgabe bzw. Übergabe der entsprechenden Daten zu den Erlöskonten und nicht mehr für jede Rechnungsposition einzeln. Bei der Übergabe an eine FIBU müssen entsprechend weniger Datensätze übergeben werden.
Markierung aus
Es wird nicht verdichtet, sondern es kommen die einzelnen Rechnungspositionen zur Ausgabe.
INTRASTAT-Ausfuhrstatistik
Anzeige, ob zusätzlich die Daten für INTRASTAT-Ausfuhrstatistik erzeugt werden. Die Ausgabe wird in 934.06 Firmenanschrift und EU-Binnenmarkt aktiviert.
Factoring
Anzeige, ob zusätzlich eine Übergabe für Factoringbank erfolgt. Bei der Ausgabe ohne Übergabe (Auswahl "keine Übergabe") wie auch im Probelauf. wird auch diese Übergabe unterbunden. Die Ausgabe wird mit einem Eintrag in der Datei SIBPPS.INI aktiviert und erfolgt nur für die Kunden, bei denen die Markierung «Factoring» im Kundenstamm, Register 411.02 Kundenstamm bearbeiten: Fakturierung / FIBU) gesetzt ist.
Übergabe an     Auswahlliste
Hier kann ausgewählt werden, ob die Ausgabe mit oder ohne Übergabe erfolgen soll. Wird eine Ausgabe mit Übergabe ausgewählt, erfolgt zusätzlich - nur, wenn die Markierung «Factoring» aktiv ist - die Ausgabe für die Factoringbank.
Für folgende FIBU-Systeme sind Schnittstellendateien für die Übernahme in die FIBU definiert (eine vollständige Liste ist der aktuellen Preisliste zu entnehmen):
  • keine Übergabe
    Auch im Echtlauf erfolgt keine Übergabe. Die Rechnung wird als „Übergeben“ gekennzeichnet und die INTRASTAT-Ausfuhrstatistik wird entsprechend der Einstellung versorgt.
  • neutrale Ausgabe
    Die Rechnungsausgangsdaten aus infra:NET werden als neutrale Ausgabe in eine ASCII-Datei ausgegeben. Zur Übernahme in die FIBU ist ein spezielles Programm erforderlich.
    Es existieren zwei Satzarten (Buchungssatz und Adressensatz). Bei einem "diversen Kunden" wird auch dessen Adresssatz mit übergeben.
  • ADDISON TopFib
    Etwa vorkommende Rundungsdifferenzen werden immer mit der letzten Buchungsposition verrechnet.
  • C-FIBU
  • DATEV-FIBU
    Rechnungsausgänge, die keinen Länderschlüssel im Auftrag haben, werden nicht als EU-Buchungen angenommen.
  • Diamant/2 und Diamant/3
    Die Übergabe kann sowohl an die Diamant/2 wie für Diamant/3 ab der Version V4.5.8 bzw. V1.2.08 erfolgen.
    Hinweis
    Bei eventuell vorhandenen Differenzen werden die Kostenrechnungsfelder «Kostenstelle» und «Kostenart» aus der letzten Buchungsposition (letzte Rechnungsposition ggf. des letzten verdichteten Erlöskontos) auch mit der Differenzbuchung übergeben.
  • FIBUNet-FIBU
  • G.O.D.-FIBU
    Die Übergabe ist nur in eine leere Übergabedatei bzw. nur nach vorhergehender Rechnungsübergabe möglich, aber nicht nach einer Übergabe der Kundenstammdaten (Menü 417), solange diese Daten noch nicht abgeholt wurden. Etwa vorkommende Rundungsdifferenzen werden immer mit der letzten Buchungsposition verrechnet.
  • HS-FIBU
    Bei der Übergabe von Daten eines "diversen Kunden" wird seine Adresse auf der Liste (nach der ersten Position) mitausgegeben, da die HS-FiBu (ehemals IBM PC FIBU) eine Verarbeitung von "diversen Kunden" nicht zulässt.
  • Varial
    Die Übergabe kann im ASCII-/CSV-Format oder direkt in die Varial-SQL-Datenbank erfolgen.
  • KHK ClassicLine Rev. 8, KHK ClassicLine 97
    Achtung:
    Diese Schnittstellen werden nicht mehr gepflegt.
    Eine detaillierte Beschreibung der Übergabedateien kann in einer gesonderten Schrift beim Softwarelieferanten angefordert werden.
  • sage Classic Line (KHK)
    Die Übergabe an die sage Classicline FIBU ist für die Versionen 2000 und 2009 verfügbar.
  • LSS-FIBU
  • PRO-FIB
  • SAP
    Die Übergabe erfolgt immer in der Währung der Rechnung.
  • SBS-FIBU
  • VIA-S-FIBU
    Eine erneute Übergabe im Echtlauf ist nur dann möglich, wenn die Schnittstellendatei keine Daten enthält.
  • SAP Business One
    Die Übergabe erfolgt über eine COM-Schnittstelle.
  • Adata
    Die Übergabe erfolgt in Landeswährung ohne Differenzen. Diese werden automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht.
  • Lexware
    Die Übergabe erfolgt in Landeswährung mit Differenzbuchungen.
Rechnungsdatum von / bis     Datumsfeld / Wochenfeld
Hier ist das Rechnungsdatum bzw. die Woche der gewünschten Rechnungen (gegebenenfalls der Gutschriften) zu selektieren.
Es wird das Feld 1 in Datei 50 selektiert wird.
Bei der Liste der fehlenden Rechnungsnummern ("Nummern prüfen") werden die Nummernblöcke außerhalb der Eingaben nicht geprüft. Die fehlenden Nummern werden terminlich der folgenden größeren Rechnungsnummer zugeordnet. Das heißt, wenn die fehlende Nummer vor einer Nummer außerhalb der Selektion liegt, wird sie nicht ausgegeben.
Rechnungsnummer von / bis
Hier ist die Rechnungsnummer der gewünschten Rechnungen (gegebenenfalls der Gutschriften) einzutragen. Bei der Liste der fehlenden Rechnungsnummern ("Nummern prüfen") werden auch bei einer eingegebenen kleineren Nummer als der ersten vorhandenen Rechnungsnummer oder bei einer größeren eingegebenen Nummer als der letzten vorhandenen Rechnungsnummer nur die fehlenden Rechnungsnummern innerhalb des vorhandenen Nummernblocks ausgegeben.
Mit den weiteren Selektionsfeldern kann der Bereich der gewünschten Sätze weiter eingeschränkt werden.
Beschreibung der Ausgaben
Das Programm erzeugt bei der Rechnungsausgangsliste (gegebenenfalls mit FIBU-Übergabe) und bei dem Prüflauf ("Nummern prüfen") zwei verschiedene Listen.
Rechnungsausgangsliste
In der Kopfzeile wird durch den Text "Probelauf" gekennzeichnet, ob es sich um einen Probelauf handelt. Die Felder werden in der folgenden Reihenfolge ausgegeben:
Belege mit unvollständigen Daten
In den meisten Fällen wird bei unvollständigen Daten keine Meldung ausgegeben, sondern die fehlenden Daten werden in der Liste protokolliert und mit "*" markiert. Bei fehlendem Auftrag erfolgt das hinter der Auftragsnummer bzw. in eigener Hinweiszeile, bei fehlenden Kunden- bzw. Anschriftendaten werden "***..." anstatt der Anschrift ausgegeben. Das Programm arbeitet dann ohne Abbruch weiter und damit können ggf. nicht einwandfreie Daten übergeben werden, zum Beispiel beim fehlenden Kundenstammsatz ohne Debitorennummer.
Wird beim Druck der Rechnungsausgangsliste ein Satz in der Rechnungsausgangsdatei gefunden der auf eine vergebene aber durch Abbruch nicht verwendete Rechnungsnummer hinweist (laufende Nummer "999999", Positionsnummer "9999" und Unterposition "999") oder wenn ein Summensatz fehlt, so wird in der Rechnungsausgangsliste eine Hinweiszeile gedruckt.
Kopfbereich
  • Im Kopfbereich wird ausgegeben, ob die Daten verdichtet wurden oder nicht.
Positionsbereich
Falls sich die Rechnung auf einen diversen Kunden bezieht, werden folgende Daten ausgegeben:
  • Kundennummer
  • Adressnummer
  • Kundenbezeichnung 1-3 bzw. "***..." bei fehlender Anschrift
  • Straße
  • Postleitzahl
  • Ort
Daten je Beleg
  • Belegdatum
  • Belegnummer der Rechnung (Belegnr.)
  • Position (Pos.), nur wenn die Daten nicht verdichtet werden.
  • Auftragsnummer (Auftragsnr.) mit anschließendem "*" bei fehlendem Auftrag, nur wenn die Daten nicht verdichtet werden.
  • Position (Pos.), nur wenn die Daten nicht verdichtet werden.
  • Teilenummer, nur wenn die Daten nicht verdichtet werden.
  • Erlöskonto
  • Nettowert (Wert Netto), nur bei verdichteten Daten.
  • Mehrwertsteuersatz in Prozent (MwSt-%), nur bei verdichteten Daten.
  • Wenn es sich um eine Gutschrift handelt, wird vor dem Wert der Mehrwertsteuer die Kennung "G" ausgegeben. Der Bruttobetrag bekommt dann ein negatives Vorzeichen.
  • Wenn es sich um die Rechnungsart "Muster ohne Wert" handelt, wird vor dem Wert der Mehrwertsteuer die Kennung "M" ausgegeben. Die Bruttobeträge dieser Rechnungsart gehen nicht in den Endbetrag ein.
  • Wert der Mehrwertsteuer (Wert MwSt)
  • Wert des Bruttobetrages (Wert Brutto)
  • Hinter dem Bruttobetrag wird:
  • das Kennzeichen "!" ausgegeben, wenn die Erlöskontokennung aus dem Teilestamm stammt.
  • das Kennzeichen "?" ausgegeben, wenn bei gleicher Erlöskontokennung (beim Verdichten der Daten) unterschiedliche Eintragungen in die Felder «Mehrwertsteuerschlüssel», «Skontofähigkeit», «Kostenstelle», Kostenträger» oder «Kostenart» getätigt wurden.
  • Differenz zur Rechnung, sofern vorhanden, mit der entsprechenden Erlöskontonummer.
Summenzeile je Rechnung
  • Kundennummer
  • Kundenbezeichnung 1. Bei diversen Kunden wird der Text "*** divers ***" ausgegeben bzw. "***..." bei fehlendem Kundenstammsatz.
  • Kundenadresse (Postleitzahl, Ort)
  • Endbetrag
  • "N" steht hinter dem Endbetrag = Rechnung / Gutschrift nicht an FIBU übergeben (siehe SIBPPS.INI-Einstellungen)
Falls die Rechnungsadresse von der Standard-Adresse abweicht:
  • Kundennummer
  • Kundenbezeichnung 1 bzw. bei fehlendem Kundenstammsatz oder bei fehlender Anschrift mit Adressennummer "***...".
  • Kundenadresse (Postleitzahl, Ort)
Falls die Währung der Rechnung von der Landeswährung abweicht:
  • Währungskürzel und Währungsbezeichnung im Kundenauftrag (Währung im KA)
  • Kurs
  • Shift-Faktor
Am Schluss der Liste werden folgende Gesamtsummen ausgegeben. In der ersten Spalte die Summen der Rechnungsausgangsliste und in der zweiten Spalte (nur, wenn der SIBPPS.INI-Eintrag "LautKunde" in der Sektion [AUF465] aktiv ist,) die Summen der an die FIBU zu übergebenden Rechnungen / Gutschriften ohne die, die in der Summenzeile mit "N" markiert sind:
  • Nettowert der Rechnungen (Netto)
  • Mehrwertsteuer (MwSt)
  • Differenzwert zu den Rechnungsbeträgen (Diff.), sofern vorhanden
  • Bruttowert der Rechnungen (Brutto)
Am Ende der Liste wird die Anzahl der unvollständigen Belege hinter der Anzahl der bearbeiteten Sätze/Belege ausgegeben. In dieser Anzahl sind auch die fehlerhaften Belege enthalten (Summensatz ohne Positionen, fehlender Summensatz zu Positionssätzen, Platzhalter mit Nummer 999999 für vergebene Rechnungsnummer bei Abbruch des Rechnungsdrucks vorhanden).
Hinweis
Zuschläge bzw. Rabatte über Z-Zeilen werden als eigene Positionen ausgewiesen, sofern sie nicht verdeckt sind.
Liste der fehlenden Rechnungsnummern ("Nummern prüfen")
In der Liste werden folgende Felder ausgegeben:
  • Belegnummer ist die Rechnungs-/Gurtschriftennummer des fehlenden/fehlerhaften Belegs. So weit möglich wird davor die Auftrags- und die Rechnungsnummer ausgegeben.
  • Belegdatum (bei fehlender Rechnungsnummer wird das Datum aus der nächsten vorhandenen Rechnung angenommen)
  • Auftragsnummer (nur soweit möglich)
  • Erklärung zu dem fehlenden/fehlerhaften Beleg.
465.C Einstellungen "Rechnungsausgangsliste / FIBU-Übergabe"