430.03 Ablaufbeschreibungen von einzelnen Auftrags- und Rechnungsarten
Der Durchlauf der Aufträge variiert unter anderem abhängig von der Auftragsart und der Rechnungsart.
Es wird nachfolgend auf folgende Auftragsarten eingegangen:
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Normalauftrag
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Komplettauftrag
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Gutschrift
Es wird nachfolgend auf folgende Rechnungsarten eingegangen:
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Rechnung
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Bar
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Kommission
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Abschlagszahlungen
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Muster
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Intern
Ablaufbeschreibung bei einem Normalauftrag
Bei Bearbeitung eines Normalauftrags können alle Felder in den Positionszeilen verändert werden. Es können Teillieferungen erfasst und Teilrechnungen erstellt werden, es ist ein vom Auftragskopf abweichender Liefertermin eingebbar. Alle Verarbeitungszustände sind gleichzeitig möglich, d.h. dass z.B. eine Kundenauftragszeile bereits fakturiert und erledigt sein kann, während eine andere Kundenauftragszeile desselben Kundenauftrags lediglich erfasst und noch nicht bestätigt ist.
Ablaufbeschreibung bei einem Komplettauftrag
Komplettaufträge werden wie Normalaufträge bearbeitet. Ein vom Auftragskopf abweichender Termin kann in den Positionen jedoch nicht eingegeben werden. Teillieferungen sind nicht möglich, d.h., dass die Position nach einer Lieferung in jedem Fall komplett erledigt ist. Eine Weiterverarbeitung eines Auftrags ist nur möglich, wenn alle Positionen den hierfür jeweils notwendigen Verarbeitungszustand besitzen.
Ablaufbeschreibung bei einem Abrufauftrag
In der G-Zeile (= Abruf Gesamt) wird eine Richtliefermenge und ein Termin eingegeben. Die G-Zeile wird nicht in die Verfügbarkeit eingerechnet. Zum Abruf einer Liefermenge wird eine Kundenauftragszeile mit derselben Position erfasst. Das System vermindert die Restmenge in der G-Zeile dementsprechend. Anschließend wird der Auftrag wie ein Normalauftrag bearbeitet. Es können mehrere Kundenauftragszeilen zu einer führenden G-Zeile erfasst werden, bis der Rahmen, der durch die G-Zeile vorgegeben wird, ausgeschöpft ist. Dann warnt das System mit einer Meldung. Es können mehrere G-Zeilen mit verschiedenen Positionen existieren.
Ablaufbeschreibung bei einer Gutschrift
Bei Angabe einer Menge (in den Kundenauftragszeilen) wird beim Drucken der Gutschrift ein Lagerzugang gebucht. Im Kopfbereich wird anstelle der Angebotsnummer die Auftragsnummer angegeben.
Für Gutschriften können auch Pseudoteile verwendet werden, siehe 111 Teilestamm bearbeiten. Man kann z.B. ein Pseudoteil "GUTSCHRIFT" für teileunabhängige Gutschriften anlegen.
Anzuwenden wäre dies z.B., wenn ein Auftrag mit Abschlagszahlungen überzahlt wurde und dem Kunden der Differenzbetrag zurückerstattet werden soll. Die Auftragsart "Gutschrift" ist bei Angeboten nicht möglich.
Ablauf bei Retoure mit Ersatz
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Gutschrift für das Teil mit Mengenangabe erfassen
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Gutschrift drucken (es wird ein Zugang gebucht)
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Schadhafte Teile über 319 Materialbewegungen und Zustandsänderungen verbuchen (Buchungsart "B = Bestandskorrektur")
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Auftrag für Neuauslieferung erfassen usw.
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Rechnung drucken
Ablauf bei Retoure ohne Ersatz
Siehe oben ohne Punkt 4 und 5.
Ablauf ohne Retoure
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Gutschrift ohne Mengenangabe erfassen, evtl. für ein Pseudoteil
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Gutschrift drucken (es erfolgt keine Buchung, aber Rechnungsausgangsdaten sind vorhanden)
Ablaufbeschreibung bei Rechnung
Abhängig von der Konfiguration erfolgen nacheinander Auftragsbestätigung, Lieferscheinschreibung und Fakturierung. Es wird eine Rechnung ausgegeben, die bis zu zwei Skontosätze enthalten kann.
Ablaufbeschreibung bei Barzahlung
Bei der Rechnungsart "bar" soll die Zahlung sofort erfolgen. Deshalb wird bei der Rechnungsschreibung der erste Skontosatz automatisch abgezogen.
Ablaufbeschreibung bei Kommissionsware
Bei Kommission handelt es sich um eine rechtsgeschäftliche Konstruktion, bei der der Kommissionär als Vertreter des eigentlichen Veräußerers (= Kommittent) anzusehen ist. Der Sinn ist, dass ein Verkauf zwischen Kommissionär und Kommittent unterbleibt, wodurch Mehrwertsteuer eingespart werden kann. Im Übrigen verbleibt die kommissionsweise überlassene Ware im Sicherungseigentum des Kommittenten, kann also z.B. bei Konkurs des Kommissionärs nicht gepfändet werden. Bei der Auftragserfassung muss das Konsignationslager angegeben werden.
Für alle Teile, die in dem Auftrag vorkommen, muss für das Konsignationslager in "211 Lagerstamm bearbeiten" je ein Lagerstammsatz angelegt sein bzw. erfasst werden. In diesem Lager müssen auch LPCV-Lagerplätze für die Kommission angelegt werden. Der Lagerplatz je Kunde kann im Kundenstammsatz bzw. in der Versandanschrift hinterlegt werden. Falls dieser Lagerplatz aktiv und nicht voll ist, so wird die Ware bei einer Lieferung über "454 Lieferscheine drucken“ auf diesem Lagerplatz im Konsignationslager eingelagert.
Ein Kommissionsauftrag ist bei Angeboten nicht möglich.
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Beim Warenausgang an das Konsignationslager unterbleibt die Rechnungsschreibung. Der Warenausgang wird vielmehr wie eine Umlagerung behandelt.
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Bei der Lieferscheinschreibung werden die Zu- und Abgänge gebucht. D.h. das System bucht einen Lagerabgang aus dem Auslieferungslager und einen korrespondierenden Lagerzugang zum Konsignationslager (bei LPCV-Teilen auf einen ggf. vorgegebenen Lagerplatz). Damit ist der Auftrag erledigt.
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Wird Kommissionsware verkauft, so muss ein neuer, völlig unabhängiger Auftrag mit Rechnungsart ungleich "Kommission" erfasst oder mit "438 Aufträge kopieren" erstellt werden. Im Kopierprogramm kann die Rechnungsart von "Kommission" auf "Rechnung" geändert werden und damit auch auf das Konsignationslager als Auslieferungslager und es kann ein Abrufauftrag entstehen.Es wird also auf das Konsignationslager produziert und von dort ruft der Kunde bei Bedarf die Ware ab.
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Der Bezug zwischen dem Kommissionsauftrag und dem daraus erstellten neuen Auftrag wird in beiden Aufträgen hinterlegt.
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Siehe auch „Ablaufbeschreibung bei Rechnungsart Intern“.
Ablaufbeschreibung bei Abschlagszahlung
Die Rechnungsart "A = Abschlagszahlung" ergibt sich auch, wenn eine Abschlagszeile in Aufträgen erfasst wird, die vorher eine andere Rechnungsart besaßen.
Mindestens ein Pseudoteil (Status "Pseudoteil" in 111 Teilestamm bearbeiten) für Abschlagszahlungen muss vorhanden sein. Vorbelegt wird die Pseudoteilenummer der Abschlagszahlungszeile laut 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt.
Falls im Kundenstamm Prozentangaben für Abschläge hinterlegt sind oder über das Menü BEARBEITEN - AUFTRAGSART erfasst wurden, werden aus diesen Angaben Abschlagszeilen generiert.
Beispiel für einen Ablauf:
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Der Auftrag wird mit den bestellten Teilen und einer oder mehreren Abschlagszeilen erfasst.
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Eine Auftragsbestätigung wird gedruckt. Hier sind auch die Abschlagszahlungen mit den Terminen und Beträgen aufgeführt.
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Die erste Rechnung wird gedruckt, sobald der erste Abschlag fällig ist. Es wird nur dieser Abschlag berechnet, da bei den zu liefernden Positionen die Markierung «Fakturieren» nicht gesetzt ist. Falls weitere Abschläge evtl. nach entsprechenden Lieferungen fällig werden, wird wieder eine entsprechende Rechnung gedruckt.
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Wenn alle Positionen geliefert sind, muss eine Abschlussrechnung erstellt werden. Dazu wird im Auftragskopf das Feld «Abschlag beenden» aktiviert und falls noch nicht erfolgt müssen alle Positionen noch auf zu fakturieren gesetzt werden.Mit der anschließenden Rechnung werden die bereits fakturierten Abschläge mit den Lieferungen verrechnet und der Restbetrag wird ausgewiesen. Die Lagerabgänge werden bei der Rechnungsschreibung gebucht, falls vorher noch kein Lieferscheindruck erfolgte.
Ablaufbeschreibung bei Abschlagszahlung mit Art "Standard"
Bei dieser Abschlagsart gibt es keine Besonderheiten. Der oben beschriebene beispielhafte Ablauf gilt.
Ablaufbeschreibung bei Abschlagszahlung mit Art "Sofort"
Bei dieser Abschlagsart soll vor der Produktion bezahlt werden, also Vorauskasse bevor die Bestellung des Kunden eingeplant wird. Bei vollständiger Vorauskasse muss als Abschlagssatz 1 der Prozentsatz 100 eingegeben werden (wird vorbelegt), es sind aber auch Teilanzahlungen möglich.
Beim Erfassen der Kundenauftragspositionen werden die Felder «Ausliefern» und «Fakturieren» für alle Positionen deaktiviert, damit nicht versehentlich ausgeliefert wird.
Im Auftragskopf wird die Markierung «Sperre MBP» gesetzt, damit der Auftrag noch nicht disponiert wird. Falls ein Auftrag mit dieser Auftragsart in "435 Aufträge bearbeiten" angewählt wird, erscheint ein Hinweis.
Der Ablauf weicht vom Standard folgendermaßen ab:
Nach dem Zahlungseingang muss die MBP-Sperre aufgehoben werden und die zu liefernden Positionen müssen auf "Ausliefern" gesetzt werden.
Ablaufbeschreibung bei Abschlagszahlung mit Art "Vor Lieferung"
Bei dieser Abschlagsart soll vor der Lieferung bezahlt werden, also Vorauskasse vor der Auslieferung. Bei vollständiger Vorauskasse muss als Abschlagssatz 1 der Prozentsatz 100 eingegeben werden (wird vorbelegt), es sind aber auch Teilanzahlungen möglich.
Beim Erfassen des Auftrags werden die Markierungen «Ausliefern» und «Fakturieren» für alle Positionen deaktiviert, damit nicht versehentlich ausgeliefert wird.
Der Ablauf weicht vom Standard folgendermaßen ab:
Nach dem Zahlungseingang müssen die zu liefernden Positionen auf "Ausliefern" gesetzt werden.
Ablaufbeschreibung bei Rechnungsart Muster
Beim Muster handelt es sich um Ware, die dem Kunden aus Gründen der Werbung kostenlos überlassen wird. Daher wird auf der Rechnung der Zahlbetrag mit der Angabe "Muster ohne Wert" versehen. Die Rechnungsausgänge werden nicht an die FIBU übergeben und gehen nicht in die Gesamtsumme ein.
Ablaufbeschreibung bei Rechnungsart Intern
Hinweis: Die Rechnungsart muss über aus 935 Konfigurationsparameter AUF und MwSt, Auswahl „Auftrags-/Rechnungsarten festlegen“ zunächst erlaubt werden. Siehe dazu letzte Zeile mit Art „NI“.
Hintergrund: Die Abwicklung über Gutschriftsverfahren wird damit ermöglicht. Durch den Lieferanten wird keine Rechnung mehr an den Kunden geschrieben, sondern auf Basis der Lieferungen und der vertraglichen Vereinbarungen schickt der Kunde dem Lieferanten nur noch eine Gutschrift für die FiBu, auf deren Basis die Zahlung des Kunden erfolgt, die dann wiederum gegen die Gutschrift gebucht wird.
Oder aus einem Konsignationslager bei einem Kunden (Auftrag mit Rechnungsart ‚Kommission‘) wird regelmäßig Ware entnommen und darüber wird eine externe Konsignationsabrechnung erstellt. Diese Konsignationsabrechnung gilt als Entnahmebeleg und buchhalterisch als Gutschrift. Der Kunde überweist daraufhin den Wert der entnommenen Waren und das wird in der Buchhaltung vermerkt, es darf keine eigene „normale“ Rechnung gestellt werden.
Dennoch muss folgendes gewährleistet sein:
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Die Entnahmen aus dem Konsignationslager müssen im infra:NET verbucht werden.
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Die Umsätze im infra:NET sollen stimmen, also den Wert der Konsignationsentnahmen berücksichtigen.
Zu diesem Zweck kann die Rechnungsart „Intern“ verwendet werden. Betroffene Programme:
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Auswahl „Intern“ für die Rechnungsart im Register Fakturierung/FiBu
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Auswahl „Intern“ für die Rechnungsart im Fenster für die Auswahl der Auftrags- und Rechnungsarten.Bei Rechnungsart „Intern“ kann über die INI-Einstellung „VbInternLager = Y“ in Sektion [AUF435] eine Vorbelegung des Auslieferungslager aus dem Konsilager des Kundenstamms konfiguriert werden.
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Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.
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Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.
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Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.Verändertes Layout für interne Rechnungen (Wasserzeichen INTERN.BMP) Belegnummer aus dem Nummernkreis „NKintre“, siehe auch Menü 931 zur Verwaltung.
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Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.
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Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.
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Interne Rechnungen werden an der Rechnungsart „Intern“ im Rechnungsausgangssatz erkannt und es erfolgt keine Übergabe an die FiBu.
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Eigener Belegnummernkreis (Schlüssel „NKintre“), der sich mit dem Nummernkreis der übrigen Rechnungen bzw. Gutschriften nicht überschneiden darf.
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Wie oben erwähnt muss dort die neue Rechnungsart erlaubt werden und die passende Konfiguration dazu vorgenommen werden.