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43A.026 Rechnungen
Siehe auch Kapitel 43A Belege drucken und 43A.11 Register "Rechnungen".
Es können Auftragspositionen ab dem Verarbeitungszustand erfasst (10) bis geliefert (60) ausgegeben werden.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die selektierten Auftragspositionen verarbeitet und ausgegeben werden können:
  • Die Fakturierungsmenge muss größer Null sein.
  • Wird der Zeitpunkt der Lieferungen, für die die Rechnung ausgegeben werden soll über die Selektion «Lieferungen» (letzter Liefertermin und letzte Lieferscheinnummer aus Position) eingeschränkt, wird für (teil)gelieferte Positionen maximal die Menge berechnet, die auch innerhalb des Zeitraums geliefert wurde.
    Die vorgegebene zu fakturierende Menge wird ggf. vermindert.
    Sollte mit der Rechnung gleichzeitig eine Lieferung erfolgen (die Auslieferungsmenge ist größer als Null und das Feld «Ausliefern» ist markiert) und das Arbeitsdatum liegt außerhalb der Selektion, so wird keine Lieferung ausgeführt und nur so viel fakturiert wie bisher geliefert und noch nicht berechnet wurde.
    Die vorgegebene zu fakturierende Menge wird ggf. vermindert. Falls nach der Verminderung keine zu fakturierende Menge vorliegt wird die Position ausselektiert.
  • Das Feld «Fakturieren» in der Auftragsposition muss markiert sein. Diese Eingabe kann entweder in 435.081 Register "Mengen" der Position oder für alle bzw. ausgewählte Positionen mit dem Menü BEARBEITEN - SPERRE MBP / LIEFERBEREIT / FAKTURIERBEREIT erfolgen.
  • Die Anzahl der auszugebenden Belege muss größer Null sein. Die Anzahl kann in "435 Aufträge bearbeiten" im Register "Anzahl Formulare/EU-Daten" bestimmt werden.
  • Für die Aufträge darf keine Auftragssperre vorliegen. Eine Auftragssperre kann in Programm "435 Aufträge bearbeiten" eingegeben werden.
  • Für den jeweiligen Kunden, auch für den Kunden aus der Rechnungsadresse, darf keine Liefersperre ("411 Kundenstamm bearbeiten") vorliegen.
    Ausnahmen für Rechnung aus Lieferschein:
  • Die Fakturierungsmenge ist ohne Bedeutung. Es wird das fakturiert, was innerhalb der Selektionen geliefert wurde.
  • Das Feld «Fakturieren» in der Auftragsposition muss nicht markiert sein. Die Markierung «Markierung ‚Fakturieren‘ aus Position ignorieren» erlaubt auch das Fakturieren von Auftragspositionen, bei denen die Markierung «Fakturieren» nicht aktiv ist, aber schon Lieferungen erfolgt sind.
  • Die Rechnung aus Lieferschein ist nur für den jeweiligen Kunden möglich, bei dem in der Auswahlliste «Rechnung aus Lieferschein» (siehe 411 Kundenstamm bearbeiten) „kann“ bzw. „muss“ ausgewählt ist.
Im Echtlauf wird die Rechnung so oft gedruckt, wie es in "435 Aufträge bearbeiten" für den Auftrag festgelegt wurde. Im Probelauf wird je Auftrag nur eine Rechnung gedruckt.
Der Verarbeitungszustand der im Echtlauf ausgegebenen Positionen wird je nach fakturierter Menge entweder auf 50 (teilgeliefert und fakturiert) oder auf E60 (erledigt und fakturiert) gesetzt. Auftragspositionen werden erst dann auf erledigt gesetzt, wenn alles geliefert ist und mindestens so viel fakturiert ist, wie geliefert wurde. Sind alle Auftragspositionen auf erledigt gesetzt, wird der komplette Auftrag als "erledigt" gekennzeichnet.
Rechnungen, die nur Fracht und-/oder Abschlagszahlungen enthalten, können gedruckt werden. Es werden aber keine Rechnungen ausgegeben, die nur aus Textzeilen bestehen würden.
Skonto wird bei Abschlagsrechnungen erst auf die Abschlagsendrechnung gewährt!
Bei einem Rechnungsdruck im Echtlauf wird für jede Rechnung und jede fakturierte Position ein Datensatz in der Rechnungsausgangsdatei erzeugt. Z-Zeilen werden nur dann als eigene Rechnungsausgangsposition übergeben, wenn die Z-Zeile nicht verdeckt ist oder ein von der zugehörigen K- oder S-Zeile abweichendes Konto besitzt.
Für den Positionsrabatt wird ein zusätzlicher Rechnungsausgangsatz erzeugt, wenn im Kundenstamm im Feld «Erlöskontokennung Positionsrabatt» ein Wert eingetragen ist und der Positionsrabatt ungleich 0,00% ist. In diesem Fall wird auf das Erlöskonto, das auf Grund der Erlöskontokennung in der Position (K- oder S-Zeile) gefunden wurde, der volle Positionsbetrag (abzüglich des Auftragsrabatts) gebucht. Der Rabattbetrag der Position (ebenfalls abzüglich des Auftragsrabatts) wird auf das Erlöskonto gebucht, das auf Grund der Erlöskontokennung im Kundenstamm gefunden wurde. Der Auftragsrabatt wird dann bei beiden Buchungssätzen berücksichtigt, wenn die Position als «rabattfähig» markiert ist (näheres siehe 428 Erlöskonten bearbeiten).
Eine Lagerabgangsbuchung findet dann statt, wenn mit der Rechnung auch geliefert wird. Für die Lieferung sind die gleichen Voraussetzungen und Möglichkeiten gegeben, die beim Lieferschein beschrieben sind.
Besonderheiten bei der Rechnungsart „intern“
Interne Rechnungen werden an der Rechnungsart „Intern“ im Rechnungsausgangssatz erkannt und es erfolgt keine Übergabe an die FiBu.
Besonderheiten beim Belegdruck:
  • Eine Selektion über Rechnungsart „Intern“ ist möglich.
  • Verändertes Layout (Wasserzeichen INTERN.BMP)
  • Belegnummer aus dem Nummernkreis „NKintre“, siehe auch Menü 931 zur Verwaltung.
Beispiel
Gutschriftsverfahren muss abgebildet werden oder aus einem Konsignationslager bei einem Kunden (Auftrag mit Rechnungsart ‚Kommission‘) wird regelmäßig Ware entnommen und darüber wird eine externe Konsignationsabrechnung erstellt. Diese Konsignationsabrechnung gilt als Entnahmebeleg und buchhalterisch als Gutschrift. Der Kunde überweist daraufhin den Wert der entnommenen Waren und das wird in der Buchhaltung vermerkt, es darf keine eigene „normale“ Rechnung gestellt werden.
Dennoch muss folgendes gewährleistet sein:
  • Die Entnahmen aus dem Konsignationslager müssen im infra:NET verbucht werden.
  • Die Umsätze im infra:NET sollen stimmen, also den Wert der Konsignationsentnahmen berücksichtigen.
Siehe auch Kapitel 430.03 Ablaufbeschreibungen von einzelnen Auftrags- und Rechnungsarten, Ablaufbeschreibung bei Rechnungsart „Intern“.
Hinweise
Für die Positionen, die nicht an die FiBu übergeben aber beim Rechnungsdruck verändert werden (K-/S-Zeilen die nicht fakturiert werden und Z-Zeilen die nicht einzeln an die FiBu übergeben werden), werden Pseudo-Rechnungsausgangssätze abgestellt. Diese Sätze werden nur für das Storno der Rechnungen ("46S Rechnungen/Gutschriften stornieren") verwendet.
Für die nicht bebuchte Positionen (K-/S-Zeilen ohne Buchung) wird, falls mit der Rechnung auch geliefert wird, für die Liefermengen eine Pseudobewegung (Datei 138) abgestellt. Diese Sätze werden nur für das Storno der Rechnungen ("46S Rechnungen/Gutschriften stornieren") verwendet.
Achtung:
Bei individuellen Auswertungen unbedingt diese Pseudosätze und die als storniert gekennzeichneten Sätze ausfiltern.
Die entsprechende Verbuchung der LPCV-Teile findet analog zum Lieferschein statt.
Auch wenn kein Lieferschein vor der Rechnung gedruckt wurde, kann die Lagerabgangsbuchung der Rechnungspositionen unterdrückt werden, wenn
Dadurch sind ohne einen zusätzlichen Aufwand auch Vorauskassen-Rechnungen möglich.
Für alle Aufträge können neben den Rechnungen auch Proforma-Rechnungen gedruckt werden. Die Proforma-Rechnungen verursachen - außer, dass die Proforma-Rechnungsnummern mit dem Druckdatum im Auftrag abgestellt werden - keine Datenveränderungen. Proforma-Rechnungen können sowohl im Probelauf (ohne Nummernvergabe) wie auch im Echtlauf geschrieben werden. Bei der Proforma-Rechnung entfällt bei Positionen mit Auslieferung die Prüfung auf Buchen unter Null. Der Druck von Proforma-Rechnungen ist auch für Kommissionieraufträge möglich, unabhängig davon, ob zuvor ein Lieferschein gedruckt wurde. Bei der Proforma-Rechnung für Kommissionsaufträge wird der Auftrag immer als Ganzes ohne Berücksichtigung des Positionszustands gedruckt. Somit wird auch bei Teillieferungen immer die gesamte Rechnung ausgegeben.
Besondere Proforma-Rechnungen sind für Aufträge mit der Rechnungsart "Abschlagzahlungen" möglich (Vorauszahlungsplan). Dabei werden alle noch nicht berechneten oder nicht erledigten Abschlagszahlungen (A-Zeilen) und deren Summe ausgegeben. Die übrigen Auftragspositionen (auch die nicht fakturierbereiten) werden mit Preis und mit Wert nur als Information gedruckt, das heißt, dass diese Werte nicht in die Summe eingehen.
Die Codenummer EZT (elektronischer Zolltarif) aus dem Teilestamm wird bei Lieferungen außerhalb der EU-Landesgrenzen unter den nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen gedruckt:
  • Fall 1:
    Der Versand erfolgt an den Kunden aus dem Auftragskopf.
    Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist leer bzw. gehört nicht zu einem EU-Land und das Länderkennzeichen im Kundenstamm ist nicht leer oder entspricht nicht dem Länderkennzeichen für das Inland (in Deutschland "D" (Default) , für andere Länder kann es konfiguriert werden).
  • Fall 2:
    Der Versand erfolgt an den Kunden aus «Versand an».
    Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Kundenstamm für «Versand an» ist leer bzw. gehört nicht zu einem EU-Land und die postalische Länderangabe ist nicht leer oder entspricht nicht dem Länderkennzeichen für das Inland.
  • Fall 3:
    Der Versand erfolgt an die Adresse aus «Versand an».
    Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Kundenstamm für «Versand an» ist leer bzw. gehört nicht zu einem EU-Land und die postalische Länderangabe aus der zugehörigen Adresse ist nicht leer oder entspricht nicht dem Länderkennzeichen für das Inland.
  • Fall 4:
    Der Versand erfolgt an die Adresse eines diversen Kunden.
    Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Kundenstamm ist leer bzw. gehört nicht zu einem EU-Land und die postalische Länderangabe aus der zugehörigen Adresse ist nicht leer oder entspricht nicht dem Länderkennzeichen für das Inland.
Falls bei der Lieferscheinschreibung keine Seriennummernverwaltung aktiviert ist oder kein Lieferschein gedruckt wird, übernimmt je nach Konfiguration der Rechnungsdruck die Seriennummernverwaltung. Bei bereits vorhandenen Seriennummern, zum Beispiel aus dem Lieferscheindruck, werden die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum in den Seriennummernsätzen versorgt (siehe Kapitel 45S.03 Bereich Verkauf).
Zusammen mit den Rechnungen können abhängig von der Auswahl in 435 Aufträge bearbeiten auch Gelangensbestätigungen ausgegeben werden. Die Gelangensbestätigungen werden standardmäßig (Default im Auftragskopf) für die Lieferungen ins EU-Ausland laut Versandanschrift ausgegeben, siehe Kapitel 43A.029 Gelangensbestätigung.
Für den Ausdruck eines Einzahlungsscheins werden im VESR-Puffer (siehe Steckbrief AUF43A) Informationen zur Verfügung gestellt.