731.01 Hauptfenster (Kopfdatenbereich)

731.01 Hauptfenster (Kopfdatenbereich)

In diesem Fenster kann ein Vorgang (Bestellung, Vertrag, Rücklieferung) bearbeitet bzw. neu erfasst werden. Hinweise zur Bedienung gibt es auch im Kapitel 700.AKurzanleitungen, Abläufe.

Beim Aufrufen dieses Programms sind Sie im Modus "Bestellung Ändern".

Vorhandenen Vorgang bearbeiten

Geben Sie die entsprechende Vorgangsnummer ein.

Sie können auch eine Lieferantennummer eingeben. Hierbei wird zunächst der diesem Lieferanten zugeordnete Vorgang mit der höchsten Vorgangsnummer vorbelegt.
Um bei Bedarf weitere Kopfdaten (zum Beispiel Liefertermin oder Projekt) zu bearbeiten:

Wechseln Sie mit Fenster1 oder Fenster2 in die Bearbeitungsfenster der Kopfdaten bzw. mit Steuerung in das Steuerungsfenster.
Bestätigen Sie die Eingaben mit [ Ok ]

Anschließend befinden Sie sich im Positionsbereich. Bestimmte Felder aus dem Kopf können in die Positionen übernommen werden (Liefertermin, Projekt),

falls dies in der Datei SIBPPS.INI in der Sektion [EKA731], unter dem Schlüsselwort "Change" konfiguriert ist.

Neuen Vorgang erfassen

Wechseln Sie vom Modus Ändern über die Schaltfläche [ Erfassen ] in den Modus Erfassen.
Geben Sie die Lieferantennummer ein.

Sie können auch eine Vorgangsnummer eingeben. Falls eine noch nicht vergebene Vorgangsnummer eingegeben wird, so wird der Vorgang mit dieser Nummer abgespeichert.

Bei Angabe einer vorhandenen Vorgangsnummer wird nach Bestätigen mit der Schaltfläche [ Ok ] automatisch in den Modus "Ändern" gewechselt.

Sie können auch über die Auskunft Teil/Lieferant zu bestellende Teile bestimmen. Diese sind anschließend bereits vorbelegt (siehe 700.AKurzanleitungen, Abläufe).
Um bei Bedarf weitere Kopfdaten (zum Beispiel Liefertermin oder Projekt) zu bearbeiten:

Wechseln Sie mit den Schaltflächen [ Fenster 1 ] oder [ Fenster 2 ] in die Bearbeitungsfenster der Kopfdaten bzw. mit der Schaltfläche [ Steuerung ] in das Steuerungsfenster.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche [ Ok ]

Eine neue Vorgangsnummer wird automatisch generiert. Im Positionsbereich (Kopf- und Abschlussbereich) werden je nach Konfiguration (Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA731], Schlüsselwort "GenText", "GenTextK", "GenTextKRk", "GenTextRk") automatisch Textzeilen generiert.

Sie befinden sich anschließend im Positionsbereich und können sofort eine Position eingeben.

Bestimmte Felder aus dem Kopf werden hierbei automatisch in die Positionen übernommen (Liefertermin, Projekt).
Bestätigen Sie die Angaben im Bearbeitungsfenster der Positionsdaten mit der Schaltfläche [ Ok ]

Aus dem Teilestamm werden die Einkaufstexte automatisch übernommen (bei Rücklieferungen je nach Konfiguration in der Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA731], Schlüsselwort "GenTextTssRk").

Wenn Sie Bestellungen bearbeiten möchten:
Wechseln Sie über die Schaltfläche [ Bestellungen ] zu den Bestellungen.

Wenn Sie Verträge bearbeiten möchten:
Wechseln Sie über die Schaltfläche [ Verträge ] zu den Verträgen.

Wenn Sie Rücklieferungen bearbeiten möchten:
Wechseln Sie über die Schaltfläche [ Rücklieferungen ] zu den Rücklieferungen.

Wenn Sie das Programm verlassen möchten:
Verlassen Sie das Programm über die Schaltfläche [ Abbrechen ].

Beschreibung der Bildschirmfelder

Lieferant

Nummer des Lieferanten, bei dem bestellt wird.

Nach Eingabe werden Bezeichnung1 und Ort des Lieferanten angezeigt.

Im Modus Ändern wird der Auftrag mit der höchsten Auftragsnummer zu diesem Lieferanten angezeigt.

Über die Symbolleiste oder das Menü PROGRAMME - EINMALLIEFERANT BEARBEITEN kann beim Erfassen von Einkaufsvorgängen das Programm "71A Einmallieferant bearbeiten" aufgerufen werden. Nach der Erfassung des Lieferanten und dem Verlassen des Programms 71A wird die neue Lieferantennummer in das Programm "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" übernommen.

Achtung

Der Aufruf darf nur aus dem Feld «Lieferant» erfolgen, ansonsten wird nach der Rücknahme der Lieferantennummer dieser neue Wert vom Programm nicht registriert!

Bestellung/Vertrag/Rücklieferung

Auftragsnummer. Mit dieser Nummer und der Vorgangsart wird der Auftrag im gesamten System identifiziert. Die Bezeichnung dieses Feldes richtet sich danach, ob Bestellungen, Verträge oder Rücklieferungen bearbeitet werden.

Im Modus Erfassen wird die Nummer automatisch aus dem Nummernkreis vergeben.

Rücklieferadresse

An diese Adresse erfolgt die Rücklieferung. Vorbelegt aus "711 Lieferantenstamm bearbeiten".

Liefertermin

Frühester Liefertermin aller Positionen. Dient auch zur Vorbelegung neuer Positionen im Auftrag (siehe detaillierte Beschreibung im Register 731.02 Kopfdaten (1)).

Warenausgang verbuchen (nur bei Rücklieferungen)

Es muss festgelegt werden, ob eine Rücklieferung von Ware erfolgt, die bereits in infra:NET verbucht ist oder ob Ware, die noch "im Hof steht" und noch nicht in infra:NET verbucht ist, zurückgeschickt wird. Je nach Markierung erfolgt ein anderer Durchlauf (siehe Abschnitt 700.AKurzanleitungen, Abläufe).

Eine Änderung der Markierung ist nur möglich, wenn der Auftrag noch nicht erledigt bzw. noch keine Warenrücklieferung erfolgt ist.

RMA-Nummer (nur bei Rücklieferungen)

Die Return-Material-Authorization-Nummer wird vom Lieferanten vorgegeben und auf dem Rücklieferungsbeleg ausgegeben. Die Nummer wird aus dem Kopf in die Positionen übernommen, siehe INI-Einstellung "ChangeF79" in Sektion [EKA731],.

In der Auskunft können Rücklieferungen auch über die RMA-Nummer selektiert werden.

Nettobetrag

Anzeige des gesamten Auftragswerts in Fremdwährung.

Offen

Anzeige des offenen Warenwerts in Fremdwährung. Wird aus Positionen aufsummiert. Falls Z-Zeilen im Abschluss enthalten sind, werden diese prozentual im Verhältnis Auftragswert zu offenem Auftragswert berücksichtigt.

Beispiel

60% sind noch offen, dann werden auch 60% vom Wert der Z-Zeilen als offen betrachtet.

Falls Z-Zeilen zu Positionen vorhanden sind, werden diese analog zu den Angaben im Abschlussbereich ebenfalls prozentual zu den offenen B-Zeilenwerten berechnet.

Währung

Anzeige der Währung des Auftrags.

Anfrage Markierungsfeld

Bei einer Markierung des Feldes wird die Bestellung als Anfrage behandelt (siehe Kapitel 731 Alternative Anfragebehandlung über "Einkaufsvorgänge bearbeiten"). Über INI-Einstellungen kann ein eigener Nummernkreis vergeben werden, es müssen besondere Zustände beim Erfassen und Drucken vergeben werden und die Einrechnung in den Bestellbestand kann unterbunden werden.

Hinweis:

Nachträgliche Änderungen der Markierung dürfen nicht erfolgen, sofern bereits Bestellpositionen vorhanden sind. Ansonsten können wie auch bei einer von der Beschreibung abweichenden Nutzung dieser Art von Anfragen Probleme bei der Behandlung des Bestellbestands in den Stammsätzen entstehen.

Außer-Haus Markierungsfeld

Im Auftragskopf kann eine Bestellung über das Markierungsfeld «Außer-Haus» gekennzeichnet werden. Nur Bestellungen mit dieser Markierung können im Programm "732 Einkaufsbelege ausgeben" auf eigenen Formularen für die Außer-Haus-Fertigung gedruckt werden. Bei Bestellungen, die aus einem Fertigungsauftrag generiert wurden, ist die Markierung bereits gesetzt (siehe "Außer-Haus-Fertigung").

Bei Änderung von Mengen, Preisangaben oder Liefertermin wird eine Warnung ausgegeben, falls die Bestellposition aus einem Fertigungsauftrag generiert wurde. Indirekte Änderungen, zum Beispiel durch Übernahme von Kopfterminen, werden nicht berücksichtigt.

Lieferung an

Die Anlieferungsadresse wird aus dem Lieferantenstamm vorbelegt. Die Verwaltung der eigenen Adressen erfolgt über 729 Eigene Anschriften bearbeiten.

Werk und Abladestelle werden beim Vertrag aus der Lieferadresse vorbelegt.

Für unterschiedliche Adressen je Standort muss man geeignete Adressnummern erfinden, z.B. Präfix LB für Ludwigsburg oder aber man nutzt die Adressangaben in der Standortdatei (Datei 148), die dann bei Angabe einer Adressnummer Vorrang haben.

Rechnung an

Die Rechnungsadresse wird aus dem Lieferantenstamm vorbelegt. Die Verwaltung der eigenen Adressen erfolgt über 729 Eigene Anschriften bearbeiten.

Abruf (nur bei Bestellungen) Markierung

Die mit diesem Lieferanten geschlossen Verträge werden angezeigt, wenn «Abruf» markiert ist.

Memo Markierung

Textidentifier und Text für interne Bemerkung (Anzeige bei Bestellungen nur, wenn "Memo" markiert ist). Der Text wird als Textkonserve gespeichert (siehe 231 Allgemeine Textkonserven bearbeiten). Der Textidentifier für den Memo-Text in den Positionen kann aus dem Teilestamm in die Bestell- bzw. Vertragsposition - 731.052 Positionsdaten: Bearbeitungsfenster 2) übernommen werden (siehe Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA731], Schlüsselwort "VbMemoTeil").

Auftragstyp Auswahlliste

Der Auftragstyp wird aus dem Teilestamm, dem Lieferantenstamm oder der Teil/Lieferantenbeziehung vorbelegt und in 111.02 Teilestamm bearbeiten: Einkauf 1, beschrieben. Siehe auch Kapitel 735 Lieferplan ausgeben.

Hinweis: Im Allgemeinen sollte beim Auftragstyp Lieferplan in der Vertragszeile die Markierung «Preis aus Vertrag» aktiviert werden.

Suchbegriff

Frei vergebbarer Suchbegriff, der als Selektionsfeld in Listen und in der Auskunft dienen kann. Eingegebene Kleinbuchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt.

Projekt

Falls der Auftrag einem Projekt zugeordnet ist, kann hier der Schlüssel des entsprechenden Projekts (Textident PRO) eingegeben werden. Die Projekte mit ihren Bezeichnungen werden mit 295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten verwaltet.

Falls das Feld beim Erfassen der Bestellposition leer ist, also auch nicht aus dem Kopf vorbelegt ist, wird das Projekt aus dem Vertrag übernommen, sofern ein Vertragsabruf erfolgt.

Das Projekt gilt für alle Positionen des Auftrags bzw. als Vorbelegung je nach Zeilentyp (B- und V-Zeile in Disposition) und kann bei einer Änderung auch in die Positionen übernommen werden (Datei SIBPPS.INI, Sektion [EKA731], Schlüsselwort "CHANGEF8").

Über die Symbolleiste kann zu einem noch nicht existierenden Projekt die Projektbezeichnung erfasst werden. Nach Eingabe des neuen Projektes, aber auch ohne vorige Angabe des neuen Projektes, kann mit dem Symbol "295" ins Programm "295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten" gewechselt werden. Projekt, Textident "PRO" und laufende Nummer 1 werden vorbelegt. Das tatsächlich in "295 Textkonserven (TEXTE1) bearbeiten" verwendete Projekt wird nach Verlassen von des Projekts zurück nach "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" übernommen.

Hinweis

Siehe Eintrag zum Dialog "EKA731_RB1" in der Datei SIBPPS.INI und IMA-Datei "731-295.IMA".

Zustand - Status Auswahlliste

Auftragsstatus. Der Auftragsstatus kann folgende Werte annehmen:

aktiv (" ")

Der Auftrag kann überall verwendet werden.
gesperrt (S)

Keine weitere Verarbeitung erlaubt. Die Positionsstatus bleiben unverändert.
erledigt (E)

Keine weitere Verarbeitung erlaubt. Mit der Eingabe werden auch alle Positionen auf Status E gesetzt, soweit deren Verarbeitungszustand dies zulässt.

Bei Konflikten kann auch der Auftragskopf nicht erledigt werden.

Zustand - kleinster und größter Zustand aus Positionen

Kleinster und größter Zustand aus den Positionen. Es werden nur B-Zeilen (Bestellungen) bzw. V-Zeilen (Verträge) herangezogen. Auch die Positionen mit Status E werden berücksichtigt.

Erfasst

Erfassungsdatum mit Sachbearbeiterkürzel, versorgt mit dem Tagesdatum.

Geändert

Datum der letzten Änderung mit Kürzel des Sachbearbeiters. Das Feld wird automatisch mit dem Tagesdatum versorgt.

Gedruckt

Anzeige des letzten Druckdatums.

Genehmigungszustand Auswahlliste

Siehe Feldbeschreibung im Kapitel 731.04 Kopfdaten: Register „Genehmigungsprozess/Steuerungen. Zum Genehmigungsprozess siehe ausführliche Beschreibung im Kapitel 700.10 Genehmigungsprozesse, Einkäuferobligo, Vollmachten.

Beschreibung der Schaltflächen

Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie die Angaben im Kopfdatenbereich und wechseln in den Positionsdatenbereich.

Fenster 1 oder Register "Kopfdaten (1)"

Mit diesem Menü wechseln Sie in das 1. Bearbeitungsfenster für die Kopfdaten.

Fenster 2 oder Register "Kopfdaten (2)"

Mit diesem Menü wechseln Sie in das 2. Bearbeitungsfenster für die Kopfdaten.

Steuerung

Mit diesem Menü wechseln Sie in das Bearbeitungsfenster für die Steuerdaten, das zum Beispiel das Feld «Prozess-Steuerung» enthält.

Erfassen

Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie vom Modus Ändern in den Modus Erfassen.

Ändern

Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie vom Modus Erfassen in den Modus Ändern.

Verträge

Mit dieser Schaltfläche verlassen Sie das Bearbeiten der Bestellungen oder Rücklieferungen und wechseln in das Bearbeiten der Verträge.

Bestellungen

Mit dieser Schaltfläche verlassen Sie das Bearbeiten der Verträge oder Rücklieferungen und wechseln in das Bearbeiten der Bestellungen.

Rücklieferungen

Mit dieser Schaltfläche verlassen Sie das Bearbeiten der Verträge oder Bestellungen und wechseln in das Bearbeiten der Rücklieferungen.

Abbrechen

Mit dieser Schaltfläche verlassen Sie die Einkaufsabwicklung ohne die Änderungen zu speichern.

Beschreibung der Menüfunktionen

Wechsel Erfassen/Ändern

Mit diesem Befehl wechseln Sie vom Modus Ändern in den Modus Erfassen und umgekehrt.

Verträge bearbeiten

Mit diesem Befehl wechseln Sie in das Bearbeiten der Verträge.

Bestellungen bearbeiten

Mit diesem Befehl wechseln Sie in das Bearbeiten der Bestellungen.

Rücklieferungen bearbeiten

Mit diesem Befehl wechseln Sie in das Bearbeiten der Rücklieferungen.

Kopieren

Führt zum Fenster 731.08 Einkaufsvorgänge kopieren.

Die Anwahl ist nur nach Auswahl eines Einkaufsvorgangs im Modus ÄNDERN möglich.

Lieferant tauschen

Führt zum Fenster 731.09 Lieferant tauschen.

Die Anwahl ist nur nach Auswahl eines Einkaufsvorgangs im Modus ÄNDERN möglich.

Neunummerierung

Alle Positions- und Unterpositionsnummern werden laut den Einstellungen für die Nummernkreise neu vergeben.

Erledigte Einkaufsvorgänge, Einkaufsvorgänge mit Positionen ab Zustand „Gedruckt“ (Zustand 20), bereits in der Rechnungsprüfung befindliche Einkaufsvorgänge und Bestellungen mit Außer-Haus-Fertigung können nicht neu nummeriert werden.
Erledigte Positionen werden auch neu nummeriert.

Folgende Verweise auf eine neu nummerierte Position werden angepasst:

Verweis aus einem Vertrag (P-Zeile) auf eine Bestellung.

Bei der Neunummerierung einer Bestellung wird auch der Verweis auf diese Bestellposition in der P-Zeile des Vertrags angepasst. (Felder 15 und 16 in Datei 112).

Folgende Verweise auf eine neu nummerierte Position werden nicht angepasst und müssen ggf. manuell korrigiert werden:

Individuelle Texte bleiben unverändert

Da die individuellen Texten (Textident EK$..) nur aus der Auftragsnummer und einer laufenden Nummer bestehen, kann alles unverändert bleiben.
Verweis aus einer Rücklieferung auf eine Bestellung

Wird die Bestellung neu nummeriert wird in der Rücklieferungsposition der Verweis auf die Bestellung nicht korrigiert (Feld 43 und Feld 78 in Datei 107).
Verweis aus einer Bestellung auf eine Anfrage

Falls aus einer Anfrage bereits eine Bestellung kopiert wurde und die Anfrage wird neu nummeriert, wird die Positionsnummer der Anfrage in der aus der Anfrage generierten Bestellposition (Feld 24 in Datei 107) nicht korrigiert.
Verweis aus einem Vertrag zu einer Anfrage

Falls aus einer Anfrage bereits ein Vertrag entstanden ist und die Anfrage wird neu nummeriert, wird die Positionsnummer der Anfrage in der aus der Anfrage entstandenen Vertragsposition (Feld 18 in Datei 111) nicht korrigiert.
Verweis aus einer Bestellung auf einen Vertrag

Der zugehörige Vertrag kann nicht neu nummeriert werden, da er durch den Abruf in der Bestellung einen Zustand größer als „Gedruckt“ besitzt.

Interner Hinweis:

In einem ersten Lauf werden die neuen Positionen vergeben und die Unterpositionen werden fortlaufend über den Einkaufsvorgang vergeben, beginnend mit A001. In einem zweiten Lauf werden dann die Unterpositionen korrigiert.

Programme - Einmallieferant bearbeiten

Über das Menü (oder die Symbolleiste) kann beim Erfassen von Einkaufsvorgängen das Programm "71A Einmallieferant bearbeiten" aufgerufen werden. Nach der Erfassung des Lieferanten und dem Verlassen des Programms "71A Einmallieferant bearbeiten" wird die neue Lieferantennummer in das Programm "731 Einkaufsvorgänge bearbeiten" übernommen.

Achtung

Der Aufruf darf nur aus dem Feld «Lieferant» erfolgen, ansonsten wird nach der Rücknahme der Lieferantennummer dieser neue Wert vom Programm nicht registriert!